Politique de confidentialité

Le responsable du traitement au sens de l’art. 4, point 7 du RGPD pour les données personnelles traitées dans le cadre du service « Kaepsi » (application Kaepsi, portail web app.kaepsi.com, backend api.kaepsi.com ainsi que ce site) est vayoblue GmbH, Steigerstraße 57, 66292 Riegelsberg, Allemagne, représentée par son gérant Stefan Thömmes.

Pour toute question relative à la protection des données et pour exercer tes droits, contacte-nous à datenschutz@vayoblue.com ; pour les demandes générales : hallo@kaepsi.com. Aucun délégué à la protection des données n’a été désigné, les conditions légales d’une désignation obligatoire n’étant actuellement pas réunies.

Kaepsi est un service destiné aux artisans et petites entreprises : tu crées des factures, devis, procès-verbaux d’intervention et contrats de service directement dans l’application Kaepsi ou sur le portail web, tu saisis tes temps de travail et tu gères tes clients. Nous traitons à cette occasion des données personnelles te concernant en tant qu’utilisateur, mais aussi concernant les personnes dont tu saisis ou téléverses les données dans Kaepsi (p. ex. tes clients finaux, fournisseurs ou membres d’équipe).

Cette politique t’informe conformément aux art. 13 et 14 du RGPD. Elle est structurée par traitement : pour chaque traitement, nous indiquons la finalité, la base juridique, les catégories de données, les destinataires et la durée de conservation. Ce site n’utilise ni cookies d’analyse ni plugins de réseaux sociaux. Lors d’une inscription depuis Faktano, nous associons les valeurs fixes de campagne du lien à l’inscription (voir points 4a et 21).

Finalité : création et gestion de ton compte Kaepsi. Ton numéro de mobile est la clé unique de ton compte. La connexion au portail web se fait sans mot de passe, via un code à usage unique (OTP) : nous t’affichons le code, si possible, dans ton application Kaepsi, sinon nous l’envoyons par SMS à ton numéro de mobile ; il n’existe pas de connexion Google ni d’autre connexion via des réseaux sociaux. En mode démo, tu peux d’abord essayer Kaepsi de façon anonyme ; les comptes démo sont automatiquement et intégralement supprimés à l’expiration du délai de démonstration, sauf si tu les convertis en compte réel.

Lorsque le responsable de l’entreprise ajoute un membre de l’équipe, nous envoyons à sa demande un lien d’invitation ou d’inscription à usage unique par SMS au propre numéro de mobile du membre. Le SMS indique le nom de l’entreprise ou, à défaut, celui du responsable qui invite. La connexion nécessite en plus un code à usage unique envoyé par SMS à ce même numéro de mobile.

Catégories de données : nom, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale, données d’entreprise (raison sociale, forme juridique, secteur, taille, numéro fiscal/numéro de TVA intracommunautaire, le cas échéant identifiant de routage, statut de franchise de TVA, taux de TVA par défaut), IBAN pour ta facturation, logo de l’entreprise ainsi que tes réponses lors de l’onboarding.

Base juridique : art. 6, § 1, b du RGPD (exécution du contrat ou mesures précontractuelles).

Destinataires : Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT, hébergement en Allemagne, point 12) ; seven communications GmbH & Co. KG (envoi par SMS des codes à usage unique et des invitations d’entreprise demandées, Allemagne) ; si le code est affiché dans l’application, celle-ci peut recevoir pour cela un signal de réveil sans contenu via Google Firebase Cloud Messaging (point 11a).

Durée de conservation : les codes à usage unique sont valables 5 minutes et deviennent invalides après 5 tentatives échouées au plus tard. Nous conservons les données de compte pendant la durée de la relation contractuelle ; après la fin du contrat, tu peux exporter tes données pendant les 30 premiers jours, puis ton compte est intégralement supprimé (suppression en cascade de tous les enregistrements liés), sauf obligations légales de conservation (point 19) ou registre de garantie (point 9). Tu peux demander la suppression de ton compte à tout moment.

Finalité : Kaepsi comprend tes tâches et tes messages à l’aide de modèles de langage et extrait des données de photos, PDF et enregistrements vocaux. Sans ces traitements, le service ne peut pas être fourni. En détail :

Extraction de justificatifs et de factures : les justificatifs et factures fournisseurs entrants (PDF, photo, texte) sont analysés en priorité par Mistral AI SAS (Paris, France) : fournisseur, montant, date, catégorie. Mistral sert aussi à la reconnaissance optique de caractères (OCR), à l’analyse d’images, à la reconnaissance des données de l’entreprise lors de la configuration du compte et aux représentations de recherche sémantique (embeddings) pour retrouver les informations pertinentes. Anthropic Claude peut compléter une extraction insuffisante.

Reconnaissance des tâches et des photos : tes dictées et tâches saisies dans l’application (point 11b), tes messages dans le chat du portail web et les photos servant à générer des brouillons de factures ou de devis sont traités en priorité par Anthropic Ireland, Limited (Irlande ; service « Claude »). En cas d’erreur ou de résultat inutilisable, OpenAI Ireland Ltd. (Irlande) peut traiter la même requête nécessaire en solution de repli.

Voix : la dictée dans l’application (point 11b) et les messages vocaux du portail web sont convertis en texte comme entrées audio d’abord par Google Cloud EMEA Limited (Irlande ; service « Gemini », Gemini API payante). En cas d’erreur ou de résultat inutilisable, OpenAI Ireland Ltd. reçoit la même entrée audio en solution de repli. Kaepsi ne conserve pas durablement l’enregistrement dans la base de données ou le stockage objet ; la conversion de format peut créer des fichiers temporaires privés (point 11b).

Base juridique : les traitements d’IA décrits, y compris les solutions de repli respectives, servent à fournir la prestation que tu demandes (art. 6, § 1, b du RGPD). Les données de tes clients sont traitées selon tes instructions dans le cadre du CST ; en tant que responsable du traitement, tu détermines la base juridique de leur traitement.

Catégories de données : contenus de messages et transcriptions, noms et adresses (y compris de tes clients finaux), montants, données fiscales et bancaires issues de justificatifs, ainsi que photos téléversées.

Garanties contractuelles : des contrats conformes à l’art. 28 du RGPD s’appliquent aux sous-traitants utilisés. Nous utilisons des offres API commerciales, n’autorisons pas l’entraînement sur les données de production et devons désactiver toute utilisation facultative pour améliorer les modèles ou nous y opposer. Selon leurs contrats, les fournisseurs peuvent aussi traiter les données pour la sécurité, la prévention des abus ou des obligations légales. Désactiver la conservation facultative d’une réponse ne signifie pas que tous les journaux du fournisseur sont immédiatement et intégralement effacés. Le traitement par les sociétés du groupe ou sous-traitants ultérieurs peut aussi avoir lieu hors de l’EEE, notamment aux États-Unis ; les garanties du point 18 s’appliquent.

Durée de conservation : chez nous, les résultats de l’IA suivent les durées du traitement concerné (p. ex. anonymisation automatique des contenus de messages, des transcriptions, des références de médias et des réponses de Kaepsi 90 jours après réception, conservation légale pour les justificatifs). Cela vaut aussi pour les messages reçus jusqu’au 17 octobre 2026 via un canal de messagerie depuis abandonné : dans la mesure où leur contenu est encore conservé, il est lui aussi anonymisé automatiquement 90 jours après réception, donc au plus tard mi-janvier 2027. Toute conservation supplémentaire chez les fournisseurs d’IA dépend de l’offre API commerciale, du DPA et des exceptions possibles liées à la sécurité ou aux obligations légales. Aucune absence totale de conservation chez tous les fournisseurs n’est promise.

Finalité : si tu t’inscris volontairement à l’avis de lancement, nous t’envoyons d’abord un e-mail avec un lien de confirmation. Après ta confirmation explicite sur la page liée, tu reçois un e-mail confirmant ton inscription avec un lien de désabonnement. Ce n’est qu’alors que nous utilisons ton adresse pour t’informer une seule fois par e-mail de la disponibilité des applications Kaepsi à partir du 1er janvier 2027. Cette inscription ne constitue pas une newsletter régulière et ne déclenche pas automatiquement un message le 1er janvier. Toute autre publicité nécessite un consentement distinct.

Données traitées : nous conservons ton adresse e-mail normalisée en minuscules, la langue choisie, le statut de l’inscription, le texte et la version du consentement, les dates de demande, de confirmation et, le cas échéant, d’envoi et de désabonnement, ainsi que les empreintes des liens de confirmation et de désabonnement. Le lien de confirmation est valable 48 heures. L’adresse IP et l’identifiant du navigateur ne sont pas enregistrés dans l’entrée de la liste.

Destinataires et bases juridiques : la liste est hébergée dans notre base de données chez STACKIT (point 12). Pour l’e-mail contenant le lien de confirmation, l’e-mail confirmant l’inscription et l’unique avis de lancement, nous transmettons ton adresse e-mail et le contenu du message à Lettermint B.V. (Pays-Bas ; point 10). L’avis de lancement repose sur ton consentement (art. 6, par. 1, point a) du RGPD). La vérification de l’adresse et la limitation des inscriptions abusives reposent sur notre intérêt légitime à tenir une liste fiable (art. 6, par. 1, point f) du RGPD) ; la preuve du consentement répond à notre obligation de justification (art. 7, par. 1, conjointement avec l’art. 6, par. 1, point c) du RGPD). Pour limiter les requêtes, nous conservons pendant au plus 15 minutes une empreinte de ton adresse IP créée à l’aide d’une clé secrète ; pour les journaux techniques généraux, voir le point 12.

Retrait et conservation : tu peux retirer ton consentement à tout moment avec effet pour l’avenir, au moyen du lien de désabonnement dans l’e-mail confirmant l’inscription ou dans l’avis de lancement, ou par e-mail à datenschutz@vayoblue.com. Nous supprimons les inscriptions non confirmées lors du traitement quotidien dès que sept jours se sont écoulés après l’expiration du lien de confirmation valable 48 heures. Les entrées confirmées sont conservées pour cette finalité jusqu’à l’unique avis de lancement ou jusqu’au retrait. Ensuite, nous conservons l’entrée comme preuve du consentement ou du retrait jusqu’à la fin de la troisième année civile suivant l’envoi ou le retrait, puis nous la supprimons. Après un retrait, nous ne déclenchons aucun nouvel avis de lancement ; un e-mail déjà transmis à Lettermint ne peut pas être rappelé. Selon son accord de sous-traitance, Lettermint conserve en principe les contenus, pièces jointes, adresses des destinataires, métadonnées et événements des messages pendant 28 jours à compter de leur création, sauf si une autre durée est définie dans le service. Les événements de remise et d’interaction utilisés pour les analyses, ainsi que les statistiques qui en découlent, sont conservés au plus 90 jours après l’événement concerné.

Si tu arrives par une bannière Faktano et t’inscris, nous conservons avec ton inscription la source « Faktano », la campagne, la position de la bannière et la date de collecte. Cela nous permet de mesurer quelles annonces conduisent à une inscription. Seules des valeurs de campagne fixes sont transmises dans les liens ; aucun cookie supplémentaire, stockage du navigateur ni empreinte numérique ne sont utilisés. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à mesurer nos propres campagnes (art. 6, par. 1, point f) du RGPD). Ces indications sont supprimées au plus tard après douze mois ou avec la suppression antérieure de l’inscription. Tu peux t’y opposer en nous contactant.

Finalité : stockage des fichiers que tu téléverses et de ceux générés par Kaepsi (PDF de factures, devis, procès-verbaux d’intervention et contrats de service, photos de chantier et de justificatifs, ton logo ainsi que les images de signature).

Catégories de données : contenus des documents (noms, adresses, montants, données fiscales et bancaires), fichiers image, signatures.

Destinataires : Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT), stockage objet (compatible S3) dans la région eu01 avec serveurs en Allemagne (UE) ; pour la sauvegarde hors site, également Scaleway SAS, Paris, France (UE). Le stockage objet est chiffré au repos (at rest). Aucun transfert vers un pays tiers n’a lieu.

Base juridique : art. 6, § 1, b du RGPD ; pour les pièces comptables soumises à conservation, également art. 6, § 1, c du RGPD.

Durée de conservation : nous conservons les documents comptables (factures, justificatifs) pendant dix ans (art. L. 123-22 du code de commerce). Les autres fichiers (p. ex. photos de chantier, logo) sont conservés jusqu’à leur suppression par toi ou jusqu’à la suppression de ton compte.

Lorsque tu crées des clients, établis des factures et des devis, gères des contrats de service ou téléverses des factures fournisseurs, nous traitons des données personnelles de personnes qui ne sont pas elles-mêmes utilisatrices de Kaepsi : tes clients finaux et leurs interlocuteurs, les signataires de procès-verbaux et de contrats de service ainsi que les fournisseurs et émetteurs de factures entrantes. La source de ces données, c’est toi ou les documents que tu transmets (information au titre de l’art. 14 du RGPD).

Catégories de données : nom, adresse, e-mail, téléphone, numéro fiscal/TVA, le cas échéant identifiant de routage, données de postes et de montants, coordonnées de paiement de l’émetteur de la facture (p. ex. son IBAN figurant sur la facture).

Répartition des rôles : pour ces données, tu es le responsable du traitement ; nous les traitons pour ton compte en tant que sous-traitant sur la base de notre contrat de sous-traitance (art. 28 du RGPD, disponible sur kaepsi.com/avv). Lorsque nous devons traiter ces mêmes données pour nos propres finalités (p. ex. obligations légales de conservation ou diagnostic d’abus et d’erreurs), nous sommes alors responsables du traitement ; la base juridique est l’art. 6, § 1, c ou f du RGPD.

Destinataires et durées : selon les traitements concernés (notamment points 4, 5 et 12) ; les données de facturation sont conservées dix ans (art. L. 123-22 du code de commerce).

Finalité : saisie des temps de travail dans l’application Kaepsi (pointage, segments, notes, affectation à des projets), fonctions d’équipe/espace de travail et gestion des absences (p. ex. congés, maladie), également comme base des procès-verbaux d’intervention et des factures.

Catégories de données : temps de travail et segments, notes en texte libre et message d’origine, indications de projet et de lieu d’intervention, type et période d’absence.

Données de santé : le type d’absence « malade » ainsi que les notes en texte libre peuvent contenir des données de santé au sens de l’art. 9 du RGPD. Nous n’enregistrons à ce titre que le fait et la durée de l’absence ainsi que tes propres indications. Si tu utilises Kaepsi en mode équipe pour des salariés, tu es responsable du traitement de leurs données en tant qu’employeur ; la base juridique est l’art. 9, § 2, b du RGPD combiné au droit du travail applicable (en France notamment le code du travail), et nous agissons comme ton sous-traitant (point 6). N’inscris pas de diagnostics ni de détails médicaux dans les champs libres. L’indication « malade » suffit.

Base juridique pour le reste : art. 6, § 1, b du RGPD.

Destinataires : Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT, hébergement en Allemagne, point 12) ; les messages en texte libre passent en outre par les traitements IA décrits au point 4.

Durée de conservation : les textes libres (message brut, notes) sont automatiquement anonymisés après 90 jours ; les données structurées de temps et d’absence (date, durée, projet, type) restent disponibles pour la facturation et les justificatifs jusqu’à la suppression de ton compte ou pendant les durées légales de conservation.

Finalité : traitement de tes paiements, à savoir abonnement y compris les suppléments pour utilisateurs additionnels, service de mise en route ainsi que remboursements au titre de la garantie de bienvenue (point 9).

Catégories de données : nom, e-mail, moyen et données de paiement (IBAN ou données de carte ; collectés directement par Mollie et jamais stockés sur nos systèmes), montants et statuts de paiement, identifiants client et de paiement (p. ex. numéro client Mollie), données de remboursement.

Destinataires : Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Pays-Bas (UE). Mollie traite certaines données de paiement sous sa propre responsabilité (p. ex. obligations en matière de services de paiement et de lutte contre le blanchiment) ; la politique de confidentialité de Mollie (mollie.com/privacy) s’applique en complément.

Base juridique : art. 6, § 1, b du RGPD pour le paiement et l’exécution du contrat ; art. 6, § 1, c pour la conservation obligatoire des pièces comptables ; art. 6, § 1, f pour la conservation supplémentaire à des fins de preuve décrite au point 19.

Durée de conservation : nous conservons pendant dix ans à compter de la fin de l’année d’émission les copies des factures émises par vayoblue pour ton contrat Kaepsi et les justificatifs de facturation nécessaires. La durée légale minimale applicable à nos copies de factures est de huit ans en droit allemand (§ 14b UStG) ; les deux années supplémentaires servent à établir les preuves (point 19). Cela concerne la propre comptabilité de vayoblue, distincte des justificatifs de tes clients finaux que tu gères dans Kaepsi. Les déclarations et jetons Google sont traités séparément au point 8a.

Champ d’application et finalité : ce point concerne les offres externes autorisées depuis la version Google Play de l’application Android pour l’Allemagne et l’Autriche. Nous utilisons Google Play Billing Library pour vérifier la disponibilité régionale et permettre le passage que tu demandes vers l’inscription ou le portail client sur notre site. La connexion à Google et la consultation du pays de ton compte Google Play peuvent déjà avoir lieu lors de l’affichage de la page de connexion ou du compte. Google peut alors recevoir des données techniques de connexion et de diagnostic relatives aux appels d’interface.

Lorsque tu ouvres un lien disponible, Google crée un nouvel identifiant d’attribution. Nous transmettons cet identifiant de manière protégée à notre serveur. Google affiche son information avant le passage ; le site s’ouvre ensuite. Le lien du navigateur ne contient qu’un code de transfert aléatoire de courte durée, aucun identifiant d’attribution Google, identifiant de connexion ou donnée du compte. Le lien ne te connecte pas automatiquement dans le navigateur.

Pour un achat attribué ainsi que les paiements récurrents, changements de formule et remboursements associés, nous communiquons à Google les données de facturation nécessaires au programme External Offers : identifiants aléatoires de transaction ou de remboursement, identifiant d’attribution Google lors de la première déclaration, montant, taxe, devise, date et heure, pays de facturation et type ou rattachement de l’abonnement. En interne, nous rattachons l’opération à ton compte Kaepsi et au paiement concerné. Cette transmission à Google ne comprend ni nom, adresse e-mail, coordonnées complètes d’un moyen de paiement, ni contenu des justificatifs de tes clients finaux gérés dans Kaepsi. Les données sont pseudonymisées, non anonymes.

vayoblue reste ton cocontractant et le commerçant ; le paiement lui-même est traité par Mollie (point 8). Google reçoit les déclarations décrites pour l’exécution, le contrôle et la facturation du programme External Offers. Google traite ces données en qualité de responsable indépendant conformément aux Google Controller-Controller Data Protection Terms. Pour les données des utilisateurs européens, Google désigne en principe Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande ; si une autre société Google contractante facture le service du programme, elle traite également les données nécessaires à cette facturation. Cela concerne notre propre relation contractuelle et de paiement avec toi, pas le traitement des documents de tes clients finaux dans le cadre du contrat de sous-traitance. Les informations de confidentialité et conditions contractuelles de Google liées ci-dessous s’appliquent en complément à son traitement ; les éventuels transferts vers des pays tiers sont expliqués au point 18.

Bases juridiques : art. 6, § 1, b du RGPD pour l’inscription, le traitement des paiements et la gestion du contrat Kaepsi que tu demandes. La sécurisation technique, l’attribution fiable et l’exécution des obligations de déclaration et de facturation envers Google reposent sur l’art. 6, § 1, f du RGPD : notre intérêt légitime est de proposer et facturer correctement et de manière sûre les voies de paiement externes. Nous limitons la déclaration aux données nécessaires à cette fin et n’utilisons pas l’attribution à des fins publicitaires. Ton droit d’opposition est décrit au point 22.

Attribution dans le navigateur : pour cette opération expressément ouverte, notre API dépose un cookie techniquement nécessaire contenant un identifiant aléatoire, protégé contre l’accès JavaScript. Il sert à attribuer le paiement, ni à la publicité ni à la connexion dans le navigateur, et expire au plus tard 24 heures après la création du lien dans l’application. Le code de transfert à usage unique est valable 10 minutes. Ces durées de validité ne sont pas des délais de suppression des justificatifs de facturation nécessaires.

Les attributions inutilisées sont supprimées lors du prochain traitement automatique après leur expiration de 24 heures. Nous supprimons le jeton Google de la session dès que la première déclaration est enregistrée durablement pour envoi ; sa copie dans la déclaration est supprimée après confirmation de la réception par Google. Si l’envoi échoue, les données encore nécessaires restent protégées pour permettre la nouvelle tentative. Lors de la suppression du compte, nous supprimons son rattachement aux déclarations à conserver. Les références restantes sont pseudonymisées, pas nécessairement anonymes.

Les justificatifs financiers nécessaires sont conservés tant qu’ils sont requis pour des déclarations ou remboursements restant à traiter, la facturation et le contrôle du programme ou une obligation légale applicable. Le contrat du programme autorise Google à contrôler les pièces pertinentes pendant sa durée et pendant l’année qui suit sa fin ; cette possibilité ne justifie pas de conserver tous les jetons bruts. Nous limitons les données conservées à ce qui reste nécessaire pour ces finalités. La conservation effectuée par Google en tant que responsable indépendant relève de ses propres informations de confidentialité.

• Informations de confidentialité de Google
• Google : conditions entre responsables indépendants
• Google : contrat de distribution développeur
• Google : conditions du programme External Offers

Au lieu d’une période d’essai gratuite, nous offrons une garantie de bienvenue : si tu n’es pas satisfait, nous te remboursons sur demande la première mensualité. La garantie peut être invoquée dans les 30 jours suivant la conclusion du contrat et s’applique une seule fois par entreprise et par numéro de mobile ; le contrat prend fin avec son invocation (§ 5 des CGV).

Finalité et fonctionnement : pour éviter que la garantie soit utilisée plusieurs fois via des réinscriptions successives, nous enregistrons, lors de son utilisation, des empreintes cryptographiques (hachages SHA-256) de ton numéro de téléphone, de ton IBAN, de ton numéro fiscal et de ton numéro de TVA dans un registre de garantie distinct. Aucune donnée en clair n’est stockée ; il s’agit de valeurs de contrôle pseudonymisées qui, sans valeur de comparaison, ne permettent aucune identification, et qui ne sont liées à aucun compte. Lors d’une nouvelle demande de garantie, nous vérifions uniquement si une empreinte identique existe déjà.

Transparence : ces empreintes restent volontairement stockées même si tu supprimes ton compte. Sinon, l’unicité de la garantie pourrait être contournée par suppression et réinscription.

Base juridique : art. 6, § 1, f du RGPD (intérêt légitime à prévenir les abus de la garantie). Notre mise en balance : seules des valeurs de contrôle pseudonymisées, sans lien avec un compte et ne permettant aucune identification sans valeur de comparaison, sont stockées et utilisées exclusivement pour ce contrôle. Tu peux t’opposer à ce traitement au titre de l’art. 21 du RGPD (point 22) ; nous examinerons alors s’il existe des motifs légitimes impérieux justifiant la poursuite de la conservation.

Destinataires : aucun. Les empreintes restent dans notre base de données hébergée chez STACKIT (Allemagne).

Durée de conservation : les valeurs de contrôle pseudonymisées sont supprimées au plus tard cinq ans après leur enregistrement ; une procédure de suppression automatique garantit le respect de ce délai.

Finalité : nous utilisons déjà Lettermint pour l’avis de lancement facultatif (point 4a). Dès que l’envoi d’e-mails transactionnels du produit via Lettermint sera activé, nous l’utiliserons notamment pour les documents et notifications. Dès que la réception de justificatifs par e-mail sera activée, Kaepsi affichera une adresse individuelle attribuée à ton entreprise sous belege.kaepsi.com ; tu pourras y envoyer des justificatifs et des factures entrantes. Les indications qui suivent concernant ces deux traitements du produit s’appliqueront respectivement à compter de leur activation.

Catégories de données : adresses de l’expéditeur et du destinataire, objet, contenu de l’e-mail, pièces jointes (p. ex. PDF de factures avec noms, adresses, montants).

Destinataire pour la réception des justificatifs et l’envoi d’e-mails du produit : Lettermint B.V., Zwolle, Pays-Bas. Selon son accord de sous-traitance, les données des e-mails sont traitées dans l’UE par son infrastructure et ses sous-traitants de service.

Base juridique pour la réception de factures et les e-mails transactionnels : art. 6, § 1, b du RGPD ; pour l’avis de lancement facultatif, voir le point 4a.

Durée de conservation : les e-mails bruts acceptés par Kaepsi sont supprimés au plus tard 90 jours après réception ; les données de justificatifs extraites sont conservées dix ans (art. L. 123-22 du code de commerce).

Adresses d’expéditeur vérifiées : une facture transmise par e-mail n’est rattachée automatiquement à ton compte que si elle provient d’une adresse que tu as confirmée au préalable. Une adresse simplement ressemblante ne suffit pas. Nous conservons à cette fin les adresses que tu as validées, la date de confirmation et le résultat du contrôle technique de l’expéditeur (SPF, DKIM, DMARC). Base légale : art. 6, par. 1, point b) du RGPD ainsi que notre intérêt légitime à écarter les expéditeurs falsifiés (art. 6, par. 1, point f).

Messages non attribuables adressés à l’adresse individuelle de réception des justificatifs : si l’adresse de l’expéditeur n’est pas vérifiée, si le contrôle technique de l’expéditeur échoue ou si l’adresse du destinataire ne correspond pas à l’entreprise, Kaepsi refuse l’importation avant de charger les pièces jointes pour le traitement des justificatifs. Nous ne créons pas de file de vérification pour ces messages et n’envoyons pas de réponse automatique. Lettermint peut conserver le message reçu selon les durées indiquées dans le présent point ; les journaux techniques généraux sont décrits au point 12. Base légale du contrôle et du refus : art. 6, par. 1, point f) du RGPD (protection contre les erreurs d’attribution et les abus).

Pour l’avis de lancement facultatif (point 4a), nous utilisons Lettermint pour envoyer l’e-mail avec le lien de confirmation, un e-mail après ta confirmation puis, au plus, un message annonçant la disponibilité des applications. La base juridique et la durée de conservation sont décrites séparément à ce point.

Lettermint traite notamment les adresses de l’expéditeur et du destinataire, l’objet, le contenu et les pièces jointes des messages, ainsi que les données de remise et de sécurité. Une remise à un système de messagerie situé hors de l’UE ou de l’EEE et choisi par l’utilisateur peut entraîner un transfert vers ce système. Lettermint conserve en principe le contenu, les pièces jointes, les adresses des destinataires, les métadonnées et les événements des messages pendant 28 jours après la création du message ; les événements de remise et d’interaction et les totaux analytiques qui en découlent sont conservés au plus 90 jours après l’événement. Les durées de conservation des pièces enregistrées dans Kaepsi restent celles indiquées ci-dessus.

Finalité : vérification et complétion d’adresses (Address Validation, geocoding) et calcul de distances pour les frais de déplacement (Distance Matrix).

Catégories de données : adresses te concernant et concernant tes clients finaux, ainsi que les coordonnées géographiques qui en sont dérivées.

Destinataires : Google LLC ou Google Ireland Limited (Google Maps Platform) ; un traitement aux États-Unis est possible (point 18).

Base juridique : art. 6, § 1, b du RGPD lorsque la fonction fait partie du service (p. ex. frais de déplacement dans les devis) ; sinon art. 6, § 1, f du RGPD (intérêt à disposer d’adresses correctes et délivrables).

Durée de conservation : l’adresse vérifiée et les coordonnées sont enregistrées avec la fiche concernée et supprimées avec elle.

Finalité : pour les notifications liées au service et pour réveiller l’application lors d’une connexion dans le navigateur, nous utilisons Firebase Cloud Messaging (FCM). Après le signal, l’application récupère le contenu auprès de notre serveur en s’authentifiant elle-même.

Catégories de données : nous transmettons à Google le jeton d’enregistrement FCM propre à l’appareil et un signal sans contenu : pour une notification, le type « meldung » et un identifiant de message ; pour une connexion dans le navigateur, uniquement le type « anmeldung ». Des données techniques de connexion (p. ex. adresse IP et identifiant de l’application) peuvent aussi être traitées. Aucun nom, montant, texte de message ni code de connexion n’est envoyé via FCM.

Dans une version de l’application dotée d’une configuration Firebase, le SDK Firebase peut s’initialiser automatiquement dès le démarrage. Il peut alors transmettre à Google un identifiant d’installation Firebase, un jeton d’enregistrement FCM et des données techniques de connexion, avant que tu aies choisi d’autoriser ou non les notifications Android. L’autorisation Android contrôle l’affichage des notifications ; elle n’empêche pas cette initialisation automatique du SDK.

Destinataire : Google Ireland Limited, Dublin, Irlande (Firebase Cloud Messaging) ; un traitement par Google LLC aux États-Unis est possible (point 18).

Base juridique : art. 6, § 1, b du RGPD pour les notifications liées au contrat et la connexion dans le navigateur ; pour les autres notifications liées au service, art. 6, § 1, f du RGPD (intérêt à communiquer de manière fiable et rapide via l’application).

Durée de conservation : nous conservons le jeton de l’appareil jusqu’à sa déconnexion ; les jetons reconnus comme invalides lors d’un envoi sont supprimés. Le contenu des notifications n’est plus accessible dans l’application après sept jours.

Finalité : grâce au bouton kaepsi de l’application Android, tu peux dicter une tâche à Kaepsi ou la saisir au clavier (p. ex. « Facture pour la famille Weber, trois heures de pose de carrelage »). Kaepsi en déduit ce que tu souhaites faire, ouvre le formulaire correspondant et le préremplit avec tes indications. Il n’en résulte que des brouillons et des propositions : rien n’est émis ni envoyé avant que tu l’aies vérifié et expressément validé (point 20).

Microphone : l’application n’enregistre que lorsque tu touches le bouton kaepsi, et uniquement si tu lui as donné accès au microphone ; Android te le demande la première fois que tu utilises la dictée. Pour que l’enregistrement ne s’interrompe pas si tu passes brièvement à une autre application, il fonctionne comme un service dit de premier plan : tant que le microphone est ouvert, Android affiche une notification (« kaepsi hört zu ») qui te permet d’arrêter l’enregistrement à tout moment. Pendant un appel téléphonique, l’enregistrement est mis en pause. Tu peux retirer l’accès au microphone à tout moment dans les paramètres système de ton appareil (Applications, Kaepsi, Autorisations). Sans microphone, il te suffit de saisir ta tâche au clavier ; les autres fonctions de l’application restent utilisables.

Déroulement : dans les versions actuelles de l’application, l’enregistrement reste sur ton appareil pendant la dictée et n’est transmis intégralement à notre serveur, de manière chiffrée (TLS), qu’après son arrêt. Pour éviter les pertes en cas d’interruption, l’application crée des sauvegardes locales chiffrées. Les données audio correspondantes sont supprimées de l’appareil après l’accusé de réception, au plus tard après trois jours ou lors de la déconnexion. Ce stockage est strictement nécessaire à la dictée demandée (art. 82 de la loi Informatique et Libertés). Les versions plus anciennes peuvent encore transmettre de courts segments pendant l’enregistrement. Notre serveur transmet l’entrée audio à Google Gemini, puis à OpenAI en cas d’erreur ou de résultat inutilisable. Nous analysons la transcription — ou le texte saisi — en priorité avec Anthropic, avec OpenAI comme solution de repli si nécessaire. À cet effet, nous transmettons la page ou le formulaire que tu as ouvert et le client, le document ou le dossier qui y est ouvert, les données de ton compte nécessaires à cette fin (p. ex. nom et adresse du client, lignes, montants) ainsi que les valeurs déjà saisies dans le formulaire ouvert. Ces valeurs du formulaire ne sont transmises que pour l’analyse concernée et ne sont pas conservées.

Catégories de données : ton enregistrement vocal, la transcription ou le texte saisi et les informations qu’ils contiennent (p. ex. noms, adresses, prestations, quantités, montants et rendez-vous, y compris concernant tes clients finaux, point 6), des indications sur la page ou le formulaire ouvert ainsi que des données techniques sur l’enregistrement (moment, durée, nombre de segments).

Photos et fichiers : si tu joins une photo ou un fichier via le bouton kaepsi (image, PDF ou facture électronique), nous le déposons dans le stockage objet (point 5) jusqu’à ce qu’il soit classé et transmis à la fonction appropriée ; il est analysé par les services d’IA mentionnés au point 4. Nous supprimons ensuite le fichier déposé ; s’il attend ta décision, au plus tard après sept jours. Ce qui en résulte (p. ex. un justificatif enregistré) suit les durées du point 19.

Destinataires : Google Cloud EMEA Limited, Irlande (Gemini API : traitement audio principal) ; OpenAI Ireland Ltd., Irlande (repli pour l’audio et les tâches textuelles et visuelles) ; Anthropic Ireland, Limited, Irlande (Claude : reconnaissance principale de l’intention et préremplissage des formulaires). La connexion entre l’application et notre serveur passe par le réseau de distribution de contenu de BunnyWay d.o.o. (Slovénie, UE) ; nous conservons les transcriptions et résultats chez Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT) en Allemagne (dans les deux cas, point 12). Les garanties du point 4 s’appliquent aux services d’IA et celles du point 18 aux transferts éventuels hors EEE.

Base juridique : art. 6, § 1, b du RGPD (exécution du contrat d’utilisation : tu utilises la dictée ou la saisie de texte pour confier une tâche à Kaepsi). Les données de tes clients sont traitées selon tes instructions dans le cadre du CST (point 4).

Durée de conservation : Kaepsi ne conserve pas durablement l’enregistrement audio dans la base de données ou le stockage objet. La conversion de format sur le serveur peut créer des fichiers temporaires dans un répertoire accessible uniquement au service ; ils sont supprimés à la fin du traitement. Sur ton appareil, les sauvegardes audio chiffrées ne subsistent que jusqu’à l’accusé de réception, trois jours au plus ou jusqu’à la déconnexion. Une conservation distincte chez Google, OpenAI ou Anthropic pour la sécurité, la prévention des abus ou des obligations légales reste possible (point 4). Nous supprimons automatiquement la transcription ou le texte saisi, les tâches qui en découlent et les réponses de Kaepsi 90 jours après le début de l’enregistrement (traitement quotidien). L’instruction de préremplissage envoyée à l’application, qui peut contenir des noms de clients et des montants, est supprimée dès 24 heures après la fin de l’enregistrement. Nous n’utilisons l’indication de la page que tu as ouverte que pendant deux heures au plus, pour des références comme « la facture de tout à l’heure », puis nous la supprimons, au plus tard lors du traitement nocturne suivant. Jusqu’à la suppression de ton compte subsistent, sans contenu, des données techniques : moment et durée de l’enregistrement pour ton quota de dictée (point 13), des références internes à la page et à l’élément ouverts à ce moment-là ainsi que la preuve de la fonction exécutée, de son moment et de la personne qui l’a validée. Nous supprimons le journal technique d’une exécution sans justificatif après 90 jours, celui d’une exécution dont est issu un justificatif au plus tard dix ans après son début. Ce que tu crées à partir de la dictée après ta validation (p. ex. facture, devis, client) suit les durées du traitement concerné (point 19).

Toute l’infrastructure centrale, à savoir base de données, cache (état de session et de conversation), stockage objet et serveurs applicatifs de Kaepsi, est exploitée chez Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (service « STACKIT »), Am Campus 1, 74177 Bad Friedrichshall, dans la région eu01 avec des serveurs situés en Allemagne (UE). Un contrat de sous-traitance conforme à l’art. 28 du RGPD est conclu avec STACKIT.

Diffusion via le réseau de distribution de contenu : tous les noms d’hôte publics de Kaepsi — ce site, le portail web app.kaepsi.com et l’interface api.kaepsi.com — sont diffusés via BunnyWay d.o.o., Dunajska cesta 165, 1000 Ljubljana, Slovénie (UE). Bunny assure le DNS, le chiffrement TLS, le pare-feu applicatif et la mise en cache des contenus statiques. À cette occasion, Bunny traite à chaque appel ton adresse IP, l’horodatage, l’adresse demandée et l’identifiant du navigateur (User-Agent). Base légale : art. 6 § 1 point f du RGPD (intérêt légitime à une diffusion sûre, rapide et résiliente). Un contrat de sous-traitance art. 28 RGPD est conclu avec Bunny ; le traitement a lieu dans l’UE.

Sauvegarde hors site : pour nous prémunir contre la perte de données, nous conservons exactement une copie de sauvegarde indépendante dans un coffre immuable (Object Lock, WORM) chez Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l’Évêque, 75008 Paris, France (UE), région fr-par. Cette sauvegarde est chiffrée, sert exclusivement à la restauration et ne quitte pas l’UE. Base légale : art. 6 § 1 point f du RGPD ; un contrat de sous-traitance art. 28 RGPD est conclu avec Scaleway.

Journaux : pour garantir la stabilité et la sécurité (diagnostic d’erreurs, prévention des abus, limitation de débit), nous traitons des données techniques de journalisation (horodatage, adresse IP, point de terminaison appelé, codes de statut/d’erreur). Base juridique : art. 6, § 1, f du RGPD (intérêt légitime à une exploitation sûre et stable). Les journaux sont supprimés au plus tard après 90 jours, sauf s’ils sont nécessaires plus longtemps au traitement d’un incident de sécurité concret.

Alertes internes : pour les alertes d’exploitation internes (p. ex. panne d’un fournisseur d’IA) et des indicateurs agrégés, notre équipe utilise la messagerie Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubaï, EAU). Ces alertes ne contiennent aucune donnée personnelle d’utilisateur : noms et contenus sont retirés avant l’envoi ; seuls des indicateurs et codes d’erreur sont transmis.

Développement et déploiement : pour les processus de build et de déploiement, nous utilisons GitHub, Inc. (États-Unis). Y sont traités le code source et des identifiants techniques, mais aucune donnée personnelle de clients.

Pour limiter les inscriptions à l’avis de lancement (point 4a), nous conservons pendant au plus 15 minutes dans le cache une empreinte de l’adresse IP créée avec une clé secrète ; l’adresse IP n’est pas stockée dans l’entrée de la liste. Cette mesure est distincte des journaux techniques généraux.

Finalité : facturation, maîtrise des coûts et détection des abus. Nous journalisons l’utilisation des fonctions IA de ton compte (p. ex. nombre et volume des requêtes IA, modèle utilisé ainsi que les valeurs de consommation et de coût qui en découlent) et, si tu participes au programme de parrainage, nous enregistrons ton code de parrainage ainsi que l’affectation des comptes parrainés. Nous tenons en outre des journaux d’audit et d’erreurs liés au compte à des fins de diagnostic et de détection des abus.

Catégories de données : identifiant de compte ou d’espace de travail, horodatages, identifiants de fonction et de modèle, valeurs de volume, de consommation et de coût, code de parrainage, données d’événements et d’erreurs.

Base juridique : art. 6, § 1, b du RGPD (facturation et exécution du contrat) ainsi que l’art. 6, § 1, f du RGPD (intérêt légitime à la maîtrise des coûts, à la détection des abus et au diagnostic d’erreurs).

Destinataires : les métriques internes et journaux décrits ici restent sur notre infrastructure hébergée chez STACKIT (point 12). Les déclarations distinctes de facturation à Google pour les offres externes sont décrites au point 8a.

Durée de conservation : pendant la durée de la relation contractuelle ; les enregistrements pertinents pour la facturation sont ensuite conservés pendant les durées légales de conservation (point 19).

Finalité : les procès-verbaux d’intervention et les contrats de service peuvent être signés électroniquement (signature ou confirmation via un lien personnel) ; le même procédé peut servir à l’acceptation en ligne de devis lorsque cette fonction est activée. Nous journalisons le processus de signature à des fins de preuve.

Catégories de données : nom du signataire, adresse e-mail, image de signature, adresse IP, identifiant navigateur/appareil (user-agent), horodatage, empreinte du document signé (hachage PDF) et texte de consentement affiché. Les liens d’accès ne sont stockés que sous forme d’empreinte (hachage) et ont une validité limitée dans le temps.

Nous journalisons de même ton acceptation des CGV et du contrat de sous-traitance (version, texte, horodatage, canal et, en cas de conclusion via le web, adresse IP et user-agent) à titre de preuve au sens des art. 5, § 2 et 7, § 1 du RGPD.

Base juridique : art. 6, § 1, b du RGPD (exécution de la signature) et art. 6, § 1, f du RGPD (préservation des preuves et démonstration du consentement).

Durée de conservation : les preuves de signature et de consentement sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis jusqu’à l’expiration des délais légaux de prescription (en règle générale trois ans, § 195 BGB ; élection du droit allemand selon les CGV) ; les documents signés à caractère comptable sont conservés dix ans (art. L. 123-22 du code de commerce).

Finalité : conduite des procédures de recrutement (offres d’emploi, réception et gestion des candidatures).

Catégories de données : nom, e-mail, poste visé, lettre de motivation, CV et notes internes relatives à la procédure.

Base juridique : art. 6, § 1, b du RGPD (mesures précontractuelles en vue d’un contrat de travail).

Destinataires : Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT, hébergement) ; aucune transmission à des tiers.

Durée de conservation : conformément aux recommandations de la CNIL, nous supprimons les dossiers de candidature au plus tard deux ans après le dernier contact. Une conservation plus longue (vivier de talents) n’a lieu qu’avec ton consentement exprès (art. 6, § 1, a du RGPD), révocable à tout moment.

Finalité : traitement de tes demandes de support (par e-mail, via le portail ou dans l’application sous Entreprise › Aide), y compris la consultation des dossiers concernés de ton compte lorsque c’est nécessaire.

Catégories de données : coordonnées, contenu de la demande, données du dossier concerné (p. ex. la facture en question).

Base juridique : art. 6, § 1, b du RGPD ; pour l’analyse en vue d’améliorer le service, art. 6, § 1, f du RGPD.

Destinataires : Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT, hébergement, point 12) ; le cas échéant, les traitements IA décrits au point 4 ; pour les demandes reçues par e-mail, Google Workspace pour le domaine kaepsi.com (point 17).

Durée de conservation : les dossiers de support sont supprimés ou anonymisés au plus tard douze mois après leur clôture.

Journal technique de l’application : l’application conserve sur ton appareil un journal chiffré des événements techniques liés au démarrage, aux appels réseau, aux chargements, aux plantages et aux blocages, sans messages, contenu des documents ni identifiants de connexion. Il est limité à 2 Mo et à sept jours et supprimé à la déconnexion. Seulement si tu l’envoies expressément, l’application nous transmet les dernières 24 heures avec sa version, la version d’Android et le modèle de l’appareil afin d’analyser le problème. Avant l’envoi, tu vois le volume et la période du journal et tu peux le décocher. Le journal technique transmis est supprimé après 30 jours ainsi qu’à la suppression de ton compte ; jusque-là, il est inclus dans ton export de données. Le délai de conservation du support indiqué ci-dessus s’applique au texte que tu rédiges toi-même.

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants ; des contrats de sous-traitance conformes à l’art. 28 du RGPD sont conclus avec les prestataires utilisés :

Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (service « STACKIT »), Bad Friedrichshall, Allemagne. Hébergement de toute l’infrastructure dans la région eu01 : base de données, cache, stockage objet, serveurs applicatifs (points 5 et 12).

BunnyWay d.o.o., Ljubljana, Slovénie. Réseau de distribution de contenu, DNS, TLS et pare-feu applicatif devant tous les noms d’hôte publics (point 12).

Scaleway SAS, Paris, France. Sauvegarde hors site immuable des données principales (Object Lock, région fr-par ; point 12).

seven communications GmbH & Co. KG, Kiel, Allemagne. Envoi par SMS des codes de connexion à usage unique et des invitations d’entreprise demandées (point 3). Sont transmis le numéro de mobile et soit le code de connexion à usage unique, soit le nom de l’entreprise (ou, à défaut, celui du responsable qui invite) avec le lien d’invitation ou d’inscription à usage unique.

Mistral AI SAS, Paris, France. Extraction primaire des justificatifs et factures entrantes, reconnaissance optique de caractères (OCR), analyse d’images, reconnaissance des données de l’entreprise lors de la configuration du compte et représentations de recherche sémantique (embeddings ; point 4).

Anthropic Ireland, Limited, Irlande. Reconnaissance IA principale des tâches et photos pour la dictée et la saisie dans l’application (point 11b), le chat du portail web et l’extraction complémentaire de justificatifs (point 4). Traitement possible par les sociétés du groupe et sous-traitants ultérieurs hors de l’EEE.

OpenAI Ireland Ltd., Irlande. Solution de repli pour les entrées audio et la reconnaissance IA des tâches et photos (points 4 et 11b). Traitement possible par les sociétés du groupe et sous-traitants ultérieurs hors de l’EEE.

Google Cloud EMEA Limited, Irlande. Traitement principal des entrées audio via la Gemini API payante (points 4 et 11b) ; traitement possible par les sociétés du groupe et sous-traitants ultérieurs hors de l’EEE.

Google LLC, Mountain View, États-Unis / Google Ireland Limited. Services d’adresses et de distances (point 11). Nous recevons également via Google Workspace les demandes envoyées par e-mail aux boîtes du domaine kaepsi.com (point 16).

Google Ireland Limited, Dublin, Irlande (Firebase Cloud Messaging ; traitement possible par Google LLC aux États-Unis). Envoi de signaux sans contenu aux appareils enregistrés au moyen de jetons d’appareil (point 11a).

Mollie B.V., Amsterdam, Pays-Bas. Traitement des paiements (point 8).

Lettermint B.V., Zwolle, Pays-Bas. Envoi des e-mails liés à l’avis de lancement facultatif (points 4a et 10) ; après leur activation respective, envoi transactionnel du produit et réception des pièces et factures entrantes (point 10) ; traitement des données des e-mails dans l’UE.

N’est pas un sous-traitant : GitHub, Inc. (États-Unis) n’est utilisé que pour le code source et les processus de build et de déploiement (CI) et ne traite aucune donnée personnelle de clients (point 12).

Telegram (point 12) n’est pas non plus un sous-traitant, aucune donnée personnelle n’étant transmise par ce canal. La liste à jour de nos sous-traitants peut être demandée à datenschutz@vayoblue.com.

Tes données principales sont traitées dans l’UE : STACKIT (Allemagne), Bunny (Slovénie), Scaleway (France, uniquement la copie de sauvegarde), seven communications (Allemagne) et Mollie (Pays-Bas). Aucun transfert vers un pays tiers n’a lieu à ce titre.

Les cocontractants d’IA ont leur siège dans l’EEE ; le traitement effectif peut néanmoins être effectué par des sociétés du groupe et sous-traitants ultérieurs dans des pays tiers, notamment aux États-Unis. En l’absence de décision d’adéquation applicable, les clauses contractuelles types de la Commission européenne (art. 46, § 2, c du RGPD) et les mesures complémentaires nécessaires doivent être utilisées. Si le transfert vers un destinataire certifié au titre de l’EU-U.S. Data Privacy Framework entre dans le champ de sa certification, la décision d’adéquation de la Commission européenne (art. 45 du RGPD) peut en constituer le fondement.

Avec Firebase Cloud Messaging, le jeton de l’appareil, le signal sans contenu et des données techniques de connexion peuvent aussi être traités aux États-Unis. Google LLC est certifiée au titre de l’EU-U.S. Data Privacy Framework (point 11a).

Aucune donnée personnelle n’est transmise à Telegram (EAU) (point 12). Une copie des garanties applicables (p. ex. clauses contractuelles types) est disponible sur demande à datenschutz@vayoblue.com.

Les e-mails relatifs à l’avis de lancement facultatif sont traités via Lettermint B.V. ; après leur activation respective, il en ira de même pour les e-mails transactionnels du produit et les justificatifs reçus par e-mail. Les données des e-mails y sont traitées dans l’UE (points 4a et 10). Si l’adresse indiquée relève d’un système de réception situé hors de l’UE ou de l’EEE, la remise peut entraîner une transmission vers ce système.

Pour les offres externes depuis Google Play (point 8a), Google peut traiter des données techniques et les déclarations de facturation en dehors de l’EEE, notamment aux États-Unis. Les Google Controller-Controller Data Protection Terms prévoient une solution de transfert applicable, telle qu’un cadre de protection des données reconnu, ou, à défaut, les clauses contractuelles types entre responsables indépendants. Cela ne constitue ni une garantie de traitement exclusivement dans l’UE ni un contrat de sous-traitance pour les documents de tes clients finaux.

Codes de connexion à usage unique : 5 minutes (invalides après 5 tentatives échouées au plus tard).

Messages vocaux du portail web (fichier audio) : aucun archivage durable dans la base de données ou le stockage objet après traitement ; les fichiers temporaires privés de conversion de format sont supprimés après traitement. Durées chez les fournisseurs : voir le point 4.

Dictée vocale et saisie de texte dans l’application (point 11b) : aucun archivage durable de l’enregistrement audio dans la base de données ou le stockage objet ; les fichiers temporaires privés de conversion de format sont supprimés après traitement. Sauvegardes chiffrées sur l’appareil jusqu’à l’accusé de réception, trois jours au plus ou jusqu’à la déconnexion ; transcriptions, tâches saisies et réponses de Kaepsi : suppression automatique après 90 jours ; instruction de préremplissage : 24 heures ; indication de la page ouverte : deux heures. Durées chez les fournisseurs : voir le point 4.

Contenus de messages, transcriptions, notes libres de la saisie des temps : anonymisation automatique après 90 jours.

Journaux techniques : 90 jours au plus tard.

E-mails bruts acceptés par Kaepsi (réception de justificatifs) : 90 jours au plus tard ; conservation chez Lettermint : voir le point 10.

Comptes démo : suppression automatique à l’expiration du délai de démonstration.

Tes pièces comptables gérées dans Kaepsi (point 5) : dix ans (art. L. 123-22 du code de commerce).

Copies des propres factures de vayoblue et justificatifs de facturation nécessaires à ton contrat Kaepsi (point 8) : dix ans à compter de la fin de l’année d’émission. Après les huit années légales, les deux années supplémentaires reposent sur notre intérêt légitime à conserver les preuves pour d’éventuelles demandes des autorités, des cocontractants ou de toi-même (art. 6, § 1, f du RGPD). La suppression du compte dissocie ces pièces du compte de connexion ; les données nécessaires figurant sur les factures restent conservées. Une prolongation nécessite un motif concret, par exemple une procédure fiscale ou un litige encore en cours. Cette durée ne s’applique pas automatiquement aux jetons et déclarations Google (point 8a).

Preuves de signature et de consentement : durée du contrat plus délais légaux de prescription (en règle générale trois ans, § 195 BGB ; élection du droit allemand selon les CGV).

Registre de garantie (valeurs de contrôle pseudonymisées) : cinq ans au plus tard après enregistrement, avec suppression automatique à l’échéance ; non affecté par la suppression du compte (point 9).

Métriques d’utilisation et de facturation : pendant la durée du contrat ; enregistrements pertinents pour la facturation pendant les durées légales de conservation (point 13).

Dossiers de candidature : deux ans au plus tard après le dernier contact.

Données de compte : jusqu’à la fin du contrat ; export possible pendant les 30 premiers jours après la fin du contrat, puis suppression intégrale, sauf obligations mentionnées ci-dessus.

E-mails non attribuables refusés : aucune file de vérification distincte chez Kaepsi ; conservation chez Lettermint : voir le point 10.

Avis de lancement (point 4a) : entrées non confirmées supprimées lors du traitement quotidien après l’expiration du lien valable 48 heures plus sept jours ; après l’envoi unique ou le retrait, entrée conservée comme preuve du consentement ou du retrait jusqu’à la fin de la troisième année civile qui suit.

Offres externes Google Play : code de transfert valable 10 minutes ; cookie d’attribution valable au plus 24 heures après la création du lien. Pour la suppression des identifiants et la conservation distincte des déclarations de facturation, voir le point 8a.

Aucune décision individuelle automatisée produisant des effets juridiques à ton égard ou t’affectant de manière significative similaire n’a lieu. Les fonctions IA de Kaepsi génèrent exclusivement des brouillons et des propositions (p. ex. un brouillon de facture à partir de ton message ou de ta dictée) ; chaque document n’est créé ou envoyé qu’après ta confirmation expresse. Aucun profilage n’est effectué.

Ce site n’utilise ni cookies d’analyse ou publicitaires ni plugins de réseaux sociaux. Lors d’une inscription depuis Faktano, nous conservons les valeurs fixes de campagne du lien, comme décrit au point 4a. Aucun cookie supplémentaire, stockage du navigateur ni empreinte numérique n’est utilisé à cette fin. Les polices sont servies localement depuis notre serveur ; aucun CDN de polices externe n’est intégré. Pour afficher la version pays adaptée, ton adresse IP est associée à un code pays. Cette association est réalisée par notre réseau de distribution de contenu Bunny (point 12) au nœud de diffusion ; seul le code pays nous est transmis. Aucune conservation à cette fin n’a lieu.

Dans le portail web, nous utilisons exclusivement des cookies ou un stockage local techniquement nécessaires à la connexion, à la session et à l’attribution du paiement expressément demandée depuis Google Play (point 8a) (art. 82 de la loi Informatique et Libertés) ; aucun consentement n’est requis à ce titre. Si des cookies non nécessaires ou des outils d’analyse devaient être utilisés à l’avenir, nous demanderions au préalable ton consentement via une bannière (art. 82 de la loi Informatique et Libertés, art. 6, § 1, a du RGPD).

L’avis de lancement facultatif est décrit au point 4a ; aucun cookie supplémentaire n’est utilisé pour son formulaire d’inscription.

Lors de l’ouverture explicite d’une offre externe depuis l’application Android, le cookie d’attribution décrit au point 8a est également utilisé sur le parcours d’inscription. Il ne sert ni à l’analyse de navigation ni à la publicité, ne te connecte pas et expire au plus tard 24 heures après la création du lien. La durée de validité du cookie ne détermine pas la conservation des justificatifs financiers.

Tu disposes des droits prévus aux art. 15 à 21 du RGPD : accès à tes données (art. 15), rectification (art. 16), effacement (art. 17), limitation du traitement (art. 18) et portabilité (art. 20). Tu peux retirer à tout moment un consentement donné, avec effet pour l’avenir (art. 7, § 3 du RGPD).

Droit d’opposition (art. 21 du RGPD) : lorsque nous traitons des données sur la base d’intérêts légitimes (art. 6, § 1, f du RGPD), p. ex. le registre de garantie (point 9) ou les journaux (point 12), tu peux t’y opposer à tout moment pour des raisons tenant à ta situation particulière. Nous cessons alors le traitement, sauf si nous démontrons des motifs légitimes impérieux prévalant sur tes intérêts, droits et libertés, ou si le traitement sert à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Pour exercer tes droits, un message informel à datenschutz@vayoblue.com suffit. Tu peux en outre faire supprimer à tout moment ton compte et toutes les données associées ; seules demeurent les pièces soumises à une obligation légale de conservation et les empreintes du registre de garantie (points 9 et 19).

Tu as le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (art. 77 du RGPD), en particulier dans l’État membre de ta résidence habituelle, de ton lieu de travail ou du lieu de la violation alléguée. En France : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

L’autorité chef de file compétente pour nous est : Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland, Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Sarrebruck, Allemagne (www.datenschutz.saarland.de).

La fourniture de ton numéro de téléphone ainsi que des informations nécessaires à l’inscription, à la facturation et au paiement est requise pour la conclusion du contrat. Sans elles, nous ne pouvons pas fournir Kaepsi. Toutes les autres informations sont facultatives.

La communication d’une adresse e-mail pour l’avis de lancement est facultative. Sans elle, nous ne pouvons pas t’envoyer le message unique sur la disponibilité des applications.

Nous protégeons tes données par des mesures techniques et organisationnelles conformes à l’art. 32 du RGPD, notamment : traitement des données principales exclusivement sur des serveurs en Allemagne ou dans l’UE, chiffrement en transit (TLS) de toutes les connexions, chiffrement au repos (at rest) du stockage objet (fichiers, photos, PDF), contrôles d’accès par rôles, stockage des liens d’accès et des identifiants de garantie exclusivement sous forme d’empreintes cryptographiques, anonymisation automatique des contenus de messages après 90 jours, et protection des interfaces par vérification de signature et limitation de débit.

Distinction : les messages transactionnels — factures, confirmations de paiement, avis de sécurité, informations sur le compte et le produit — sont envoyés sur la base du contrat (art. 6, par. 1, point b) du RGPD). Ils ne peuvent pas être désabonnés ; qui pourrait les désabonner ne recevrait plus ses factures.

Les messages commerciaux — nouveautés, offres et actions — ne sont envoyés par e-mail ou SMS qu’avec ton consentement préalable (art. 6, par. 1, point a) du RGPD). Nous conservons à cette fin le libellé auquel tu as consenti, la date, l’origine (p. ex. paramètres ou onboarding), l’adresse IP et l’agent utilisateur — sans cette preuve, un consentement n’est pas démontrable en cas de litige.

Retrait : tu peux retirer ton consentement à tout moment, via le lien de désabonnement présent dans chaque message commercial ou dans tes paramètres. Le retrait vaut pour l’avenir et n’affecte pas la licéité du traitement effectué auparavant. Nous consignons le retrait avec sa date et sa voie, et inscrivons l’adresse concernée sur une liste de suppression.

Liste de suppression : elle contient les adresses issues d’un retrait, d’échecs de remise définitifs (hard bounce) et de plaintes auprès du fournisseur de messagerie. Base légale : art. 6, par. 1, points c) et f) du RGPD — sans cette liste, nous ne pourrions pas appliquer le retrait de manière fiable.

Durée de conservation : les preuves de consentement et de retrait sont conservées pendant la durée de l’obligation de preuve (en règle générale trois ans à compter de la fin de l’année du retrait). Les entrées de la liste de suppression subsistent tant que le blocage doit produire effet.

Pour l’avis de lancement unique, les règles spécifiques du point 4a s’appliquent : ni l’adresse IP ni l’identifiant du navigateur ne sont enregistrés dans l’entrée de la liste. Le retrait est consigné dans son statut et nous ne déclenchons alors plus d’envoi de cet avis. L’entrée comme preuve est conservée puis supprimée selon le délai indiqué à ce point.

Nous adaptons cette politique lorsque le service, les prestataires utilisés ou le cadre juridique évoluent. La version publiée sur kaepsi.com/datenschutz fait foi ; le numéro de version figure en tête de cette politique. Nous t’informons activement des modifications substantielles (p. ex. dans l’application Kaepsi ou par e-mail).