Conditions générales d'utilisation

Les présentes conditions générales d'utilisation (CGU) régissent tous les contrats portant sur l'utilisation du service Software-as-a-Service « Kaepsi », conclus entre vayoblue GmbH, Steigerstraße 57, 66292 Riegelsberg, Allemagne, représentée par son gérant Stefan Thömmes (ci-après le « Prestataire »), et l'utilisateur. Le service est accessible via l'application Kaepsi et via le portail web sur app.kaepsi.com.

L'offre s'adresse exclusivement aux professionnels (notamment artisans, entreprises et travailleurs indépendants) qui utilisent le service dans le cadre de leur activité professionnelle. La conclusion d'un contrat avec des consommateurs est exclue. En s'inscrivant, l'utilisateur confirme agir en qualité de professionnel.

Les conditions générales de l'utilisateur qui divergent des présentes CGU, les contredisent ou les complètent ne deviennent pas partie intégrante du contrat, sauf acceptation expresse du Prestataire par écrit (forme texte).

La version des CGU acceptée par l'utilisateur au moment de la conclusion du contrat fait foi. Les modifications sont régies par le § 12.

Kaepsi est un logiciel cloud utilisé principalement via l'application Kaepsi et, à titre complémentaire, via un portail web. Selon le plan choisi, les prestations comprennent notamment : la création, l'envoi et la gestion de factures (y compris les formats de facturation électronique indiqués dans le plan concerné) et de devis, le suivi du temps de travail avec justificatifs de prestations, la gestion des clients et des chantiers, la saisie de justificatifs entrants ainsi que la création et la gestion de contrats de service sur la base de modèles fournis par le Prestataire (y compris les rappels de maintenance).

Le service recourt à des systèmes d’intelligence artificielle : les conversations, tâches textuelles et photos sont traitées en priorité par Anthropic (Claude), avec OpenAI comme solution de repli. Les justificatifs et factures entrantes sont analysés en priorité par Mistral AI ; Mistral sert aussi à la reconnaissance optique de caractères, à l’analyse d’images, à la reconnaissance des données de l’entreprise lors de la configuration du compte et aux représentations de recherche sémantique (embeddings). Anthropic peut compléter une extraction insuffisante. Pour la voix, l’enregistrement est transmis comme entrée audio d’abord à Google (Gemini), puis, en cas d’erreur ou de résultat inutilisable, à OpenAI afin d’en obtenir le texte. Les versions actuelles de l’application transmettent l’enregistrement complet après son arrêt ; les versions plus anciennes peuvent encore transmettre des segments. Les contenus générés par IA constituent des propositions automatisées ; les factures, devis et autres documents ne sont créés ou envoyés de manière définitive qu’après confirmation expresse de l’utilisateur.

Le Prestataire ne fournit aucun conseil fiscal ou juridique. Les modèles de documents et de contrats mis à disposition (notamment pour les contrats de service) sont des modèles indicatifs ; leur choix, leur adaptation et leur utilisation relèvent de la seule responsabilité de l'utilisateur.

Le Prestataire peut faire évoluer le service et modifier ou compléter des fonctionnalités, dès lors que les fonctions contractuelles essentielles sont préservées et que la modification est raisonnable pour l'utilisateur. Les fonctionnalités signalées comme « bêta » ou « aperçu » sont fournies sans garantie de disponibilité ni de périmètre fonctionnel.

L'utilisation du service nécessite une inscription, effectuée via l'application Kaepsi ou le portail web ; le numéro de mobile de l'utilisateur sert d'identifiant unique du compte. Le contrat est conclu lorsque le Prestataire confirme l'inscription ou active le compte et, pour les plans payants, au plus tard à l'issue du processus de paiement (§ 4).

La connexion s'effectue au moyen de codes à usage unique (OTP) affichés dans l'application Kaepsi ou, à défaut, envoyés par SMS au numéro de mobile enregistré. L'utilisateur veille à ce que seules des personnes autorisées aient accès à ce numéro et aux terminaux utilisés, et informe sans délai le Prestataire en cas de perte ou de risque d'utilisation abusive.

L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et complètes lors de l'inscription et pendant la durée du contrat, et à les tenir à jour, en particulier les données d'entreprise, d'adresse, fiscales et bancaires, celles-ci étant reprises dans les documents créés par l'utilisateur.

Il n'existe aucun droit à la conclusion du contrat. Le compte utilisateur n'est pas cessible ; l'octroi d'accès à des collaborateurs n'est autorisé que dans le cadre des fonctions d'équipe prévues par le plan concerné.

Les prix applicables sont ceux indiqués dans la grille tarifaire au moment de la commande. Tous les prix s'entendent hors taxes ; le traitement de la TVA applicable (TVA au taux en vigueur ou autoliquidation par le preneur assujetti) est indiqué lors de la commande et sur la facture.

La redevance d'utilisation (abonnement) est facturée d'avance, mensuellement ou annuellement selon la période de facturation choisie. Un supplément s'applique pour chaque utilisateur additionnel, au tarif indiqué dans la formule choisie. Peuvent s'y ajouter des frais liés à l'usage (p. ex. frais d'impression et d'envoi) ainsi qu'un montant unique pour le service de mise en route optionnel ; ces montants sont indiqués séparément avant la commande.

Le traitement des paiements est assuré par le prestataire de services de paiement Mollie B.V., Amsterdam (Pays-Bas). Les moyens de paiement disponibles sont affichés lors de la commande ; le cas échéant, l'utilisateur y accorde le mandat correspondant (p. ex. prélèvement SEPA). Les données de paiement sont traitées par Mollie ; le Prestataire n'a pas accès aux données complètes des instruments de paiement.

Aucune période d'essai gratuite n'est accordée ; l'obligation de paiement naît avec la conclusion du contrat. Les nouveaux utilisateurs bénéficient en contrepartie de la garantie de bienvenue prévue au § 5.

Les montants sont exigibles au début de chaque période de facturation. En cas de retard de paiement, l'utilisateur doit des intérêts de retard au taux légal applicable entre professionnels selon le droit allemand (art. 288 al. 2 BGB : 9 points au-dessus du taux de base) ; la réparation d'un préjudice supplémentaire demeure réservée.

En cas de retard de paiement, le Prestataire peut, après mise en demeure assortie d'un délai raisonnable, suspendre temporairement l'accès au service. La suspension ne libère pas de l'obligation de paiement ; l'accès est rétabli après règlement intégral des sommes dues. Les données enregistrées sont conservées pendant la suspension.

L'utilisateur ne peut opérer compensation qu'avec des créances incontestées ou constatées par une décision ayant force de chose jugée. Un droit de rétention ne peut être exercé qu'au titre de prétentions issues du même rapport contractuel.

Le Prestataire peut ajuster les prix moyennant un préavis d'au moins six semaines avant le début d'une nouvelle période de facturation. En cas d'augmentation du prix du plan choisi, l'utilisateur peut résilier le contrat de manière extraordinaire à la date de prise d'effet de l'augmentation ; l'annonce le mentionne expressément.

Au lieu d'une période d'essai gratuite, le Prestataire accorde aux nouveaux utilisateurs une garantie de bienvenue : si l'utilisateur n'est pas satisfait du service, le Prestataire rembourse, sur demande, les redevances de base du plan choisi payées pour le premier mois de contrat (garantie satisfait ou remboursé).

La garantie doit être invoquée par écrit (forme texte) dans les 30 jours suivant la conclusion du contrat (p. ex. par message dans le service ou par e-mail au support) ; aucune justification n'est requise. Le contrat prend fin à réception de la déclaration ; l'utilisateur peut exporter ses documents et données conformément au § 10.

Sont remboursées les redevances de base (abonnement) du premier mois de contrat, y compris les suppléments pour utilisateurs additionnels. Ne sont pas remboursés les frais liés à l'usage déjà consommés (p. ex. frais d'impression et d'envoi) ni le montant d'un service de mise en route déjà exécuté. Le remboursement intervient sous 14 jours via le prestataire de paiement, sur le moyen de paiement initialement utilisé.

La garantie ne peut être invoquée qu'une seule fois par entreprise et par numéro de mobile. Afin d'assurer ce caractère unique, le Prestataire conserve exclusivement des valeurs de contrôle cryptographiquement hachées (dérivées du numéro de téléphone, de l'IBAN et du numéro fiscal ou de TVA) dans un registre de garantie distinct. Ces valeurs de contrôle pseudonymisées ne permettent aucune identification sans valeur de comparaison ; elles restent conservées même après la suppression du compte utilisateur et sont supprimées au plus tard cinq ans après leur enregistrement. Un processus de suppression automatique garantit le respect de ce délai. Les détails figurent dans la politique de confidentialité.

La garantie de bienvenue est une prestation volontaire du Prestataire. Les droits légaux de l'utilisateur demeurent inchangés.

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée. La période de facturation est d'un mois ou d'un an selon le plan choisi.

L’utilisateur peut résilier à tout moment pour la fin de la période de facturation en cours, sans préavis. Le Prestataire peut résilier avec un préavis de 14 jours pour la fin de la période de facturation en cours. La résiliation requiert la forme texte ; elle peut également être déclarée via la fonction prévue à cet effet dans le service.

Le droit de résiliation extraordinaire pour motif grave demeure réservé. Constitue notamment un motif grave pour le Prestataire le fait que l'utilisateur soit en retard de paiement pour deux périodes de facturation consécutives malgré une mise en demeure, ou qu'il viole gravement ou de manière répétée le § 7.

Après la fin du contrat, le Prestataire permet à l'utilisateur d'exporter ses données conformément au § 10 pendant 30 jours. Les données de l'utilisateur sont ensuite supprimées ou anonymisées, sous réserve des obligations légales de conservation.

L'utilisateur utilise le service exclusivement dans le respect des lois applicables et des présentes CGU. Il garantit que les contenus qu'il fournit (p. ex. textes, photos, logos, signatures, documents) ne portent pas atteinte aux droits de tiers et qu'il dispose des droits nécessaires à leur traitement.

L'utilisateur n'utilise pas le service à des fins de prospection illicite ou de spam.

L'utilisateur est seul responsable de l'exactitude matérielle, fiscale et juridique des documents créés via le service. Il vérifie notamment les factures et devis (y compris les données pré-remplies par IA telles que montants, taux de taxe, descriptions de prestations et mentions obligatoires des factures) avant validation et envoi. Le service assiste la création de documents mais ne remplace ni le conseil fiscal ni une comptabilité régulière.

Lorsque l'utilisateur traite via le service des données personnelles de tiers (notamment de ses clients finaux et de ses collaborateurs), il en est le responsable du traitement ; le Prestataire agit en qualité de sous-traitant. À cet effet, les parties concluent le contrat de sous-traitance (DPA/AVV) fourni par le Prestataire, qui devient partie intégrante du contrat lors de l'inscription. L'utilisateur s'assure de disposer d'une base juridique pour les traitements qu'il initie, notamment pour l'enregistrement des temps de travail et des absences de ses collaborateurs.

L'utilisateur garantit le Prestataire contre toutes prétentions de tiers résultant d'une utilisation illicite du service ou d'une violation des présentes CGU qui lui est imputable, y compris les frais raisonnables de défense juridique. Les prétentions plus étendues du Prestataire demeurent réservées.

Le Prestataire garantit une disponibilité du service de 99 % en moyenne annuelle, mesurée au point de livraison du centre de données. Ne comptent pas comme temps d'indisponibilité : les fenêtres de maintenance annoncées, les perturbations dues à la force majeure, les défaillances de services tiers échappant à l'influence du Prestataire (notamment le prestataire de paiement et les services d'IA utilisés) ainsi que les circonstances imputables à l'utilisateur.

Le Prestataire effectue les travaux de maintenance, dans la mesure du possible, pendant les périodes de faible utilisation et les annonce avec un préavis raisonnable lorsque cela est possible. Il peut restreindre temporairement le service lorsque des raisons de sécurité ou des nécessités techniques l'exigent.

Les défauts du service sont régis par les dispositions légales allemandes applicables au louage, étant précisé que la responsabilité sans faute du Prestataire pour les défauts existant dès la conclusion du contrat (art. 536a al. 1, 1re alternative, BGB) est exclue.

Le Prestataire répond sans limitation du dol et de la faute lourde, des atteintes à la vie, à l'intégrité corporelle ou à la santé, de la responsabilité au titre de la loi sur la responsabilité du fait des produits ainsi que dans la limite d'une garantie expressément consentie.

En cas de négligence simple, le Prestataire ne répond que de la violation d'obligations contractuelles essentielles, c'est-à-dire des obligations dont l'exécution conditionne la bonne réalisation du contrat et sur le respect desquelles l'utilisateur peut légitimement compter. Dans ce cas, la responsabilité est limitée au dommage typique et prévisible lors de la conclusion du contrat et, en montant, par année contractuelle, à la somme des redevances payées par l'utilisateur au cours des douze mois précédant le fait dommageable.

En cas de perte de données due à une négligence simple, le Prestataire ne répond que dans la mesure du dommage qui serait survenu même en présence de sauvegardes régulières et appropriées ; les mesures de sauvegarde dues par le Prestataire lui-même demeurent inchangées.

Le Prestataire ne répond pas de l'exactitude matérielle, fiscale ou juridique des documents créés et validés par l'utilisateur ni des modèles utilisés par celui-ci. Les propositions générées par IA doivent être vérifiées par l'utilisateur conformément au § 7 ; la responsabilité du Prestataire pour des propositions reprises sans vérification n'est engagée que dans les limites des alinéas précédents.

Tous les droits sur les contenus et données fournis par l'utilisateur demeurent acquis à celui-ci. L'utilisateur concède au Prestataire le droit simple, limité à la durée du contrat, de traiter ces contenus exclusivement aux fins de l'exécution des prestations contractuelles, y compris leur traitement par les sous-traitants désignés dans la politique de confidentialité et le contrat de sous-traitance (notamment l'hébergement chez STACKIT en Allemagne, la diffusion via Bunny dans l'UE, la sauvegarde hors site chez Scaleway en France, les services d'IA, les prestataires de paiement et de communication). Le Prestataire n’utilise pas les contenus de l’utilisateur pour entraîner ses propres modèles d’IA et ne les met pas à disposition de tiers à des fins d’entraînement. Les services d’IA doivent être utilisés via des offres API commerciales ; toute autorisation facultative d’utiliser les données de production pour améliorer les modèles doit être désactivée ou faire l’objet d’une opposition. Cette obligation s’applique aussi à Google et aux solutions de repli. Elle n’exclut pas une conservation limitée prévue par les contrats des fournisseurs pour la sécurité, la prévention des abus ou des obligations légales.

Les droits sur le logiciel, les modèles et les autres composants du service appartiennent au Prestataire. L'utilisateur reçoit, pour la durée du contrat, un droit simple, incessible et non sous-licenciable d'utiliser le service conformément à sa destination.

L'utilisateur peut exporter à tout moment pendant la durée du contrat, ainsi que dans les 30 jours suivant la fin du contrat, ses documents (notamment factures et devis au format PDF) et ses données dans un format courant. À l'expiration de ce délai, les données sont supprimées ou anonymisées, sous réserve des obligations légales de conservation. Indépendamment de cela, les contenus des messages sont automatiquement anonymisés 90 jours après leur réception, dès la durée du contrat.

Le Prestataire traite les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les détails, notamment concernant les prestataires utilisés (entre autres l'hébergement par STACKIT en Allemagne, la diffusion et la protection via Bunny dans l'UE, la sauvegarde hors site immuable chez Scaleway en France, les services d’IA de Mistral AI, d’Anthropic, de Google et d’OpenAI, y compris les transferts éventuels hors EEE sur la base des garanties qui y sont décrites, le traitement des paiements par Mollie), les durées de conservation et les droits des personnes concernées, figurent dans la politique de confidentialité disponible sur kaepsi.com/datenschutz.

Lorsque le Prestataire traite des données personnelles pour le compte de l'utilisateur, le contrat de sous-traitance visé au § 7 al. 4 s'applique en complément.

Le Prestataire peut modifier les présentes CGU pour l'avenir lorsqu'un motif valable l'exige (notamment une évolution de la législation ou de la jurisprudence, le développement du service ou un changement de prestataires), que la modification est raisonnable pour l'utilisateur et qu'elle n'affecte ni les obligations principales ni l'équilibre entre prestation et rémunération au détriment de l'utilisateur. Les modifications de prix sont exclusivement régies par le § 4 al. 8.

Les modifications sont notifiées à l'utilisateur en forme texte (p. ex. par message dans le service ou par e-mail) au moins six semaines avant leur prise d'effet, avec mise en évidence des clauses modifiées. À défaut d'opposition en forme texte avant la prise d'effet, les CGU modifiées sont réputées acceptées ; la notification attire expressément l'attention sur le droit d'opposition et la portée du silence. En cas d'opposition, le contrat se poursuit aux conditions antérieures ; le droit de résiliation ordinaire des deux parties demeure réservé.

Le droit de la République fédérale d'Allemagne s'applique, à l'exclusion de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises. Les dispositions impératives du droit français auxquelles il ne peut être dérogé au détriment de l'utilisateur demeurent réservées.

Le tribunal compétent pour tous litiges découlant du contrat ou en relation avec celui-ci est, dans la mesure légalement permise, celui de Sarrebruck, Allemagne.

Toute modification ou tout complément du contrat requiert la forme texte ; il en va de même de la modification de la présente exigence de forme.

Si certaines dispositions des présentes CGU sont ou deviennent totalement ou partiellement invalides, la validité des autres dispositions n'en est pas affectée.