Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Dienst „Kaepsi“ (Kaepsi-App, Webportal app.kaepsi.com, Backend api.kaepsi.com sowie diese Website) ist die vayoblue GmbH, Steigerstraße 57, 66292 Riegelsberg, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Stefan Thömmes.

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter datenschutz@vayoblue.com, für allgemeine Anliegen unter hallo@kaepsi.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht derzeit nicht vorliegen.

Kaepsi ist ein Dienst für Handwerks- und Gewerbebetriebe: Du erstellst Rechnungen, Angebote, Leistungsnachweise und Serviceverträge direkt in der Kaepsi-App oder im Webportal, erfasst Arbeitszeiten und verwaltest deine Kunden. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten von dir als Nutzer und auch von Personen, deren Daten du in Kaepsi einträgst oder hochlädst (z. B. deine Endkunden, Lieferanten oder Teammitglieder).

Diese Erklärung informiert dich nach Art. 13 und 14 DSGVO. Sie ist nach Verarbeitungen gegliedert: Für jede Verarbeitung nennen wir Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfänger und Speicherdauer. Diese Website verwendet keine Analyse-Cookies und keine Social-Media-Plugins. Bei Anmeldungen über Faktano ordnen wir feste Kampagnenangaben aus dem Link zu (siehe Ziffern 4a und 21).

Für Nutzer in der Schweiz gilt ergänzend das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit sich diese Erklärung auf berechtigte Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützt, entspricht dem für Schweizer Nutzer die Bearbeitung aufgrund überwiegender Interessen nach Art. 31 DSG; „Verantwortlicher“ und „Auftragsverarbeiter“ entsprechen dem „Verantwortlichen“ und dem „Auftragsbearbeiter“ im Sinne des DSG.

Zweck: Einrichtung und Verwaltung deines Kaepsi-Kontos. Deine Mobilnummer ist der eindeutige Schlüssel deines Kontos. Der Login in das Webportal erfolgt ohne Passwort über einen Einmalcode (OTP): Den Code zeigen wir dir, wenn möglich, in deiner Kaepsi-App an, sonst senden wir ihn per SMS an deine Mobilnummer. Einen Google- oder sonstigen Social-Login gibt es nicht. Im Demomodus kannst du Kaepsi zunächst anonym ausprobieren; Demokonten werden nach Ablauf der Demofrist automatisch vollständig gelöscht, sofern du sie nicht in ein echtes Konto überführst.

Wenn der Betriebsinhaber ein Teammitglied anlegt, senden wir auf seine Anforderung einen einmalig verwendbaren Einladungs- bzw. Registrierungslink per SMS an die eigene Mobilnummer des Mitglieds. Die SMS nennt den Betriebsnamen oder ersatzweise den Namen des einladenden Inhabers. Die Anmeldung erfordert zusätzlich einen Einmalcode per SMS an dieselbe eigene Mobilnummer.

Datenkategorien: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, Unternehmensdaten (Firmenname, Rechtsform, Branche, Betriebsgröße, Steuernummer/USt-IdNr., ggf. Leitweg-ID, Kleinunternehmerstatus, Standardsteuersatz), IBAN für deine Rechnungsstellung, Firmenlogo sowie deine Angaben aus dem Onboarding.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

Empfänger: Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT, Hosting in Deutschland, Ziffer 12); seven communications GmbH & Co. KG (Zustellung von Einmalcodes und angeforderten Betriebseinladungen per SMS, Deutschland); wird der Code in der App angezeigt, kann die App dafür einen inhaltslosen Weckruf über Google Firebase Cloud Messaging (Ziffer 11a) erhalten.

Speicherdauer: Einmalcodes sind 5 Minuten gültig und werden nach spätestens 5 Fehlversuchen ungültig. Kontodaten speichern wir für die Dauer der Vertragsbeziehung; nach Vertragsende kannst du deine Daten in den ersten 30 Tagen exportieren, anschließend löschen wir dein Konto vollständig (Löschkaskade über alle zugehörigen Datensätze), soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Ziffer 19) oder das Garantieregister (Ziffer 9) entgegenstehen. Du kannst die Löschung deines Kontos jederzeit selbst verlangen.

Zweck: Kaepsi versteht deine Aufträge und Nachrichten mithilfe von KI-Sprachmodellen und liest Daten aus Fotos, PDFs und Sprachaufnahmen aus. Ohne diese Verarbeitung kann der Dienst nicht erbracht werden. Im Einzelnen:

Beleg- und Rechnungsextraktion: Eingehende Belege und Fremdrechnungen (PDF, Foto, Text) werden primär durch Mistral AI SAS (Paris, Frankreich) ausgewertet (Lieferant, Betrag, Datum, Kategorie). Mistral wird ausserdem für optische Texterkennung (OCR), Bildauswertung, die Erkennung von Firmendaten bei der Einrichtung des Kontos und semantische Suchrepräsentationen (Embeddings) eingesetzt, um passende Informationen wiederzufinden. Bei unzureichender Belegerkennung kann Anthropic Claude ergänzend eingesetzt werden.

Auftrags- und Fotoerkennung: Deine Diktate und eingetippten Aufträge in der App (Ziffer 11b), deine Nachrichten im Chatfenster des Webportals sowie Fotos, aus denen Rechnungs- oder Angebotsentwürfe entstehen, werden primär durch Anthropic Ireland, Limited (Irland; Dienst „Claude“) verarbeitet. Bei einem Fehler oder unbrauchbaren Ergebnis kann OpenAI Ireland Ltd. (Irland) dieselbe erforderliche Anfrage als Ausweichsystem bearbeiten.

Sprache: Das Sprachdiktat in der App (Ziffer 11b) und Sprachnachrichten im Webportal werden als Audioeingabe zuerst über Google Cloud EMEA Limited (Irland; Dienst „Gemini“, kostenpflichtige Gemini API) in Text umgewandelt. Bei einem Fehler oder unbrauchbaren Ergebnis erhält OpenAI Ireland Ltd. dieselbe Audioeingabe als Ausweichsystem. Die Audioaufnahme wird bei Kaepsi nicht dauerhaft in Datenbank oder Objektspeicher gespeichert; zur Formatumwandlung können kurzlebige private Dateien entstehen (Ziffer 11b).

Rechtsgrundlage: Die beschriebenen KI-Verarbeitungen einschliesslich des jeweiligen Ausweichsystems dienen der Erbringung der von dir angeforderten Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Verarbeitest du mit Kaepsi Daten deiner Kunden, erfolgt dies nach deinen Weisungen im Rahmen des AVV; die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung legst du als Verantwortlicher fest.

Datenkategorien: Nachrichteninhalte und Transkripte, Namen und Adressen (auch deiner Endkunden), Beträge, Steuer- und Bankdaten aus Belegen sowie hochgeladene Fotos.

Vertragliche Sicherungen: Für die eingesetzten Auftragsverarbeiter gelten Verträge nach Art. 28 DSGVO. Wir verwenden kommerzielle API-Angebote, geben Produktivdaten nicht für Modelltraining frei und müssen eine optionale Nutzung zur Modellverbesserung deaktivieren bzw. ihr widersprechen. Die Anbieter dürfen Daten nach ihren vertraglichen Bedingungen auch zur Sicherheits- und Missbrauchskontrolle oder aufgrund gesetzlicher Pflichten verarbeiten. Die Deaktivierung einer optionalen Antwortspeicherung bedeutet keine vollständige sofortige Löschung sämtlicher Anbieterprotokolle. Die Verarbeitung durch Konzerngesellschaften oder Unterauftragsverarbeiter kann auch ausserhalb des EWR, insbesondere in den USA, erfolgen; hierfür gelten die Garantien in Ziffer 18.

Speicherdauer: Bei uns unterliegen die KI-Ergebnisse den Fristen der jeweiligen Verarbeitung (z. B. automatische Anonymisierung von Nachrichteninhalten, Transkripten, Medienverweisen und Antworten von Kaepsi 90 Tage nach Eingang, gesetzliche Aufbewahrung für Belege). Das gilt auch für Nachrichten, die bis zum 17. Oktober 2026 über einen inzwischen eingestellten Messenger-Kanal eingegangen sind: Soweit davon noch Inhalte gespeichert sind, werden sie ebenfalls 90 Tage nach Eingang automatisch anonymisiert, also spätestens Mitte Januar 2027. Eine zusätzliche Aufbewahrung bei den KI-Anbietern richtet sich nach dem jeweiligen kommerziellen API-Angebot, dem DPA und möglichen Sicherheits- oder gesetzlichen Ausnahmen. Es besteht keine Zusage einer anbieterübergreifenden Nullspeicherung.

Zweck: Wenn du dich freiwillig für die Startbenachrichtigung anmeldest, senden wir dir zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Nach deiner ausdrücklichen Bestätigung auf der verlinkten Seite erhältst du eine Anmeldebestätigung mit Abmeldelink. Erst dann verwenden wir deine Adresse, um dich einmalig per E-Mail zu informieren, sobald die Kaepsi-Apps ab dem 1. Januar 2027 verfügbar sind. Die Anmeldung ist kein laufender Newsletter und löst keine automatische Nachricht am 1. Januar aus. Für andere Werbung ist eine gesonderte Einwilligung erforderlich.

Datenkategorien: Wir speichern deine in Kleinbuchstaben vereinheitlichte E-Mail-Adresse, die gewählte Sprachfassung, den Anmeldestatus, Wortlaut und Version deiner Einwilligung, die Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung, gegebenenfalls Versand und Abmeldung sowie Prüfsummen der Bestätigungs- und Abmeldelinks. Die Bestätigung ist 48 Stunden möglich. IP-Adresse und Browserkennung speichern wir nicht im Eintrag der Startbenachrichtigung.

Empfänger und Rechtsgrundlagen: Die Liste liegt in unserer bei STACKIT gehosteten Datenbank (Ziffer 12). Für die E-Mail mit Bestätigungslink, die Anmeldebestätigung und die einmalige Startnachricht übermitteln wir deine E-Mail-Adresse und den jeweiligen Nachrichteninhalt an Lettermint B.V. (Niederlande; Ziffer 10). Die Startnachricht beruht auf deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 UWG). Die Bestätigung der Adresse und die Begrenzung missbräuchlicher Anmeldungen beruhen auf unserem berechtigten Interesse an einer verlässlichen Liste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); der Nachweis deiner Einwilligung auf unserer Nachweispflicht (Art. 7 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Für das technische Aufruflimit speichern wir eine mit einem geheimen Schlüssel gebildete Prüfsumme der IP-Adresse für höchstens 15 Minuten; für allgemeine Zugriffsprotokolle gilt Ziffer 12.

Widerruf und Speicherdauer: Du kannst die Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in der Anmeldebestätigung oder Startnachricht oder per E-Mail an datenschutz@vayoblue.com mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Unbestätigte Anmeldungen löschen wir im täglichen Löschlauf, sobald der 48 Stunden gültige Bestätigungslink weitere sieben Tage abgelaufen ist. Bestätigte Einträge bleiben nur bis zur einmaligen Startnachricht oder bis zu deinem Widerruf für diesen Zweck erhalten. Danach speichern wir den Eintrag als Einwilligungs- beziehungsweise Widerrufsnachweis bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Versand oder Widerruf und löschen ihn anschließend. Nach einem Widerruf veranlassen wir keine weitere Startnachricht; eine bereits an Lettermint übergebene E-Mail lässt sich nicht zurückrufen. Lettermint speichert Nachrichteninhalte, Anhänge, Empfängeradressen, Metadaten und Nachrichtenereignisse gemäß seinem AVV grundsätzlich 28 Tage ab Nachrichtenerstellung, sofern im Dienst keine andere Frist festgelegt wird. Zustell- und Interaktionsereignisse für Analysen sowie daraus gebildete Summen bewahrt Lettermint höchstens 90 Tage nach dem jeweiligen Ereignis auf.

Wenn du über ein Faktano-Banner kommst und dich anmeldest, speichern wir zur Anmeldung die Herkunft „Faktano“, Kampagne, Bannerposition und den Erfassungszeitpunkt. Damit messen wir, welche eigenen Anzeigen zu Anmeldungen führen. In den Links werden nur feste Kampagnenwerte weitergegeben; zusätzliche Cookies, Browserablage oder Fingerprinting setzen wir dafür nicht ein. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung eigener Kampagnen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Herkunftsangaben entfernen wir spätestens nach zwölf Monaten oder zusammen mit dem zuvor gelöschten Listeneintrag. Du kannst der Zuordnung über unseren Datenschutzkontakt widersprechen.

Zweck: Speicherung der von dir hochgeladenen und der von Kaepsi erzeugten Dateien (Rechnungs-, Angebots-, Leistungsnachweis- und Servicevertrags-PDFs, Baustellen- und Belegfotos, dein Firmenlogo sowie Unterschriftsbilder).

Datenkategorien: Dokumenteninhalte (Namen, Adressen, Beträge, Steuer- und Bankdaten), Bilddateien, Unterschriften.

Empfänger: Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT), Objektspeicher (S3-kompatibel) in der Region eu01 mit Serverstandort Deutschland (EU); für die Offsite-Sicherung zusätzlich Scaleway SAS, Paris, Frankreich (EU). Der Objektspeicher ist im Ruhezustand (at rest) verschlüsselt. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für aufbewahrungspflichtige Buchhaltungsbelege zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Speicherdauer: Buchhaltungsrelevante Dokumente (Rechnungen, Belege) speichern wir zehn Jahre (Art. 958f OR). Sonstige Dateien (z. B. Baustellenfotos, Logo) speichern wir bis zur Löschung durch dich bzw. bis zur Löschung deines Kontos.

Wenn du Kunden anlegst, Rechnungen und Angebote erstellst, Serviceverträge verwaltest oder Fremdrechnungen hochlädst, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Personen, die selbst keine Kaepsi-Nutzer sind: deine Endkunden und deren Ansprechpartner, Unterzeichner von Leistungsnachweisen und Serviceverträgen sowie Lieferanten und Rechnungssteller aus eingehenden Rechnungen. Quelle dieser Daten bist du bzw. sind die von dir übermittelten Dokumente (Information nach Art. 14 DSGVO).

Datenkategorien: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Steuernummer/USt-IdNr., ggf. Leitweg-ID, Positions- und Betragsdaten, Zahlungsangaben des Rechnungsstellers (z. B. dessen IBAN auf der Rechnung).

Rollenverteilung: Für diese Daten bist du datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in deinem Auftrag als Auftragsverarbeiter auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO, abrufbar unter kaepsi.com/avv). Soweit wir dieselben Daten für eigene Zwecke verarbeiten müssen, etwa zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Missbrauchs- und Fehlerdiagnose, sind wir insoweit selbst Verantwortlicher; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. c bzw. lit. f DSGVO.

Empfänger und Speicherdauer: entsprechend den jeweils betroffenen Verarbeitungen (insbesondere Ziffern 4, 5 und 12); für Rechnungsdaten gilt die Aufbewahrung von zehn Jahren (Art. 958f OR).

Zweck: Erfassung von Arbeitszeiten in der Kaepsi-App (Ein-/Ausstempeln, Zeitsegmente, Notizen, Zuordnung zu Projekten), Team-/Workspace-Funktionen sowie Verwaltung von Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit), auch als Grundlage für Leistungsnachweise und Rechnungen.

Datenkategorien: Arbeitszeiten und Zeitsegmente, Freitextnotizen und die zugrunde liegende Nachricht, Projekt- und Einsatzortangaben, Abwesenheitsart und -zeitraum.

Gesundheitsdaten: Die Abwesenheitsart „krank“ sowie Freitextnotizen können Gesundheitsdaten enthalten, nach Schweizer Recht besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c DSG). Wir speichern hierzu nur die Tatsache und Dauer der Abwesenheit sowie deine eigenen Angaben. Setzt du Kaepsi im Teammodus für Mitarbeitende ein, richtet sich die Zulässigkeit der Bearbeitung für dich als Arbeitgeber nach Art. 328b OR (Daten nur, soweit sie das Arbeitsverhältnis betreffen); wir bearbeiten die Daten als dein Auftragsbearbeiter (Art. 9 DSG, Ziffer 6). Bitte trage in Freitextfelder keine Diagnosen oder medizinischen Details ein. Für die Funktion genügt die Angabe „krank“.

Rechtsgrundlage im Übrigen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Empfänger: Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT, Hosting in Deutschland, Ziffer 12); Freitextnachrichten durchlaufen zudem die KI-Verarbeitung nach Ziffer 4.

Speicherdauer: Freitexte (Rohnachricht, Notizen) werden nach 90 Tagen automatisch anonymisiert; die strukturierten Zeit- und Abwesenheitsdaten (Datum, Dauer, Projekt, Art) bleiben für Abrechnung und Nachweise bis zur Löschung deines Kontos bzw. für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erhalten.

Zweck: Abwicklung deiner Zahlungen an uns, nämlich Abonnement einschliesslich der Aufpreise für zusätzliche Nutzer, Aufschalt-Service sowie Erstattungen im Rahmen der Willkommensgarantie (Ziffer 9).

Datenkategorien: Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsmethode und Zahlungsdaten (IBAN bzw. Kartendaten; diese werden direkt bei Mollie erhoben und erreichen unsere Systeme nicht), Zahlungsbeträge und -status, Kunden- und Zahlungskennungen (z. B. Mollie-Kundennummer), Erstattungsdaten.

Empfänger: Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande (EU). Mollie verarbeitet Zahlungsdaten teilweise in eigener Verantwortlichkeit (z. B. zur Erfüllung zahlungsdienste- und geldwäscherechtlicher Pflichten); es gilt insoweit ergänzend die Datenschutzerklärung von Mollie (mollie.com/privacy).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Zahlung und Vertragsdurchführung; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die vorgeschriebene Aufbewahrung von Abrechnungsunterlagen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die in Ziffer 19 beschriebene zusätzliche Nachweisführung.

Speicherdauer: Die Kopien der Rechnungen von vayoblue für deinen Kaepsi-Vertrag und die erforderlichen Abrechnungsnachweise bewahren wir zehn Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres auf. Für unsere Rechnungskopien gilt eine gesetzliche Mindestfrist von acht Jahren nach deutschem Recht (§ 14b UStG); die beiden weiteren Jahre dienen der Nachweisführung (Ziffer 19). Dies betrifft die eigene Buchhaltung von vayoblue, getrennt von deinen in Kaepsi verwalteten Endkundenbelegen. Google-Meldungen und -Token behandeln wir gesondert nach Ziffer 8a.

Geltungsbereich und Zweck: Dieser Abschnitt betrifft freigegebene externe Angebote aus der Google-Play-Fassung der Android-App für Deutschland und Österreich. Wir verwenden die Google Play Billing Library, um die regionale Verfügbarkeit zu prüfen und den von dir gewünschten Wechsel zur Registrierung oder zum Kundenportal auf unserer Website zu ermöglichen. Die Google-Verbindung und die Abfrage deines Google-Play-Landes können bereits beim Anzeigen der Anmelde- oder Kontoseite stattfinden. Dabei kann Google technische Verbindungs- und Diagnosedaten zu den Schnittstellenaufrufen erhalten.

Wenn du einen verfügbaren Link öffnest, erzeugt Google eine neue Zuordnungskennung. Wir übermitteln diese Kennung geschützt an unseren Server. Google zeigt vor dem Wechsel seinen Hinweis; anschliessend öffnet sich die Website. Der Browserlink enthält nur einen zufälligen, kurzlebigen Übergabecode, keine Google-Zuordnungskennung, Anmeldedaten oder Kontodaten. Der Link meldet dich nicht automatisch im Browser an.

Bei einem zugeordneten Kauf sowie zugehörigen Folgezahlungen, Tarifwechseln und Erstattungen melden wir Google die für das External-Offers-Programm erforderlichen Abrechnungsdaten: zufällige Transaktions- beziehungsweise Erstattungskennungen, bei der ersten Meldung die Google-Zuordnungskennung, Betrag, Steuer, Währung, Zeitpunkt, Abrechnungsland und die Art beziehungsweise Zuordnung des Abonnements. Intern verbinden wir den Vorgang mit deinem Kaepsi-Konto und der zugehörigen Zahlung. Namen, E-Mail-Adressen, vollständige Zahlungsinstrumente und Inhalte deiner in Kaepsi verwalteten Endkundenbelege werden über diese Meldestrecke nicht an Google übermittelt. Die Angaben sind pseudonymisiert, nicht anonym.

Dein Vertragspartner und Händler bleibt vayoblue; die eigentliche Zahlung wird über Mollie abgewickelt (Ziffer 8). Google erhält die beschriebenen Meldungen für die Durchführung, Prüfung und Abrechnung des External-Offers-Programms. Google verarbeitet diese Daten nach den Google Controller-Controller Data Protection Terms in eigener Verantwortlichkeit. Für europäische Nutzerdaten benennt Google grundsätzlich Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; soweit ein anderer Google-Vertragspartner die Programmdienstleistung abrechnet, verarbeitet auch dieser die dafür erforderlichen Daten. Dies betrifft unsere eigene Vertrags- und Zahlungsbeziehung mit dir, nicht die Verarbeitung deiner Endkundendokumente im Rahmen des AVV. Für Googles Verarbeitung gelten ergänzend die unten verlinkten Datenschutzhinweise und Vertragsbedingungen; mögliche Drittlandübermittlungen erläutert Ziffer 18.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die von dir gewünschte Registrierung, Zahlungsabwicklung und Verwaltung deines Kaepsi-Vertrags. Die technische Absicherung, eindeutige Zuordnung und Erfüllung der Melde- und Abrechnungspflichten gegenüber Google beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse ist, externe Zahlungswege ordnungsgemäss und sicher anbieten und abrechnen zu können. Wir beschränken die Meldung auf die hierfür erforderlichen Daten und verwenden die Zuordnung nicht für Werbung. Dein Widerspruchsrecht ist in Ziffer 22 beschrieben.

Browser-Zuordnung: Bei diesem ausdrücklich geöffneten Vorgang setzt unsere API ein technisch notwendiges, gegen JavaScriptzugriff geschütztes Cookie mit einer zufälligen Kennung. Es dient der Zahlungszuordnung, weder Werbung noch einer Browseranmeldung, und läuft spätestens 24 Stunden nach Erstellung des App-Links ab. Der einmalig einlösbare Übergabecode ist 10 Minuten gültig. Diese Gültigkeitszeiten sind keine Löschfrist für notwendige Abrechnungsnachweise.

Ungenutzte Zuordnungen entfernen wir nach Ablauf der 24 Stunden im nächsten automatischen Löschlauf. Die Google-Zuordnungskennung entfernen wir aus der Sitzung, sobald die erste Meldung dauerhaft zum Versand gespeichert ist; ihre Kopie in der Meldung entfernen wir nach bestätigtem Empfang durch Google. Schlägt der Versand fehl, bleiben die noch erforderlichen Daten geschützt für einen erneuten Versuch erhalten. Bei einer Kontolöschung lösen wir die Kontoverknüpfung der aufzubewahrenden Meldungen. Die verbleibenden Referenzen sind pseudonymisiert, nicht zwingend anonym.

Notwendige finanzielle Nachweise bewahren wir auf, solange sie für noch offene Meldungen oder Erstattungen, die Programmabrechnung und deren Prüfung oder einschlägige gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Der Programmvertrag erlaubt Google die Prüfung einschlägiger Unterlagen während seiner Laufzeit und für ein Jahr danach; daraus folgt keine pauschale Aufbewahrung aller ursprünglichen Token. Wir beschränken die verbleibenden Daten auf das für diese Zwecke noch Erforderliche. Für die Aufbewahrung durch Google als eigenständigen Verantwortlichen gelten dessen eigene Datenschutzhinweise.

• Datenschutzhinweise von Google
• Google: Bedingungen zwischen unabhängigen Verantwortlichen
• Google: Vertriebsvereinbarung für Entwickler
• Google: Bedingungen für externe Angebote

Statt einer kostenlosen Testphase bieten wir eine Willkommensgarantie: Bist du nicht zufrieden, erstatten wir dir auf Anfrage die erste Monatsgebühr. Die Garantie kann innerhalb von 30 Tagen ab Vertragsschluss geltend gemacht werden und gilt einmalig je Unternehmen und Mobilnummer; mit der Geltendmachung endet der Vertrag (§ 5 der AGB).

Zweck und Funktionsweise: Um zu verhindern, dass die Garantie durch wiederholte Neuregistrierung mehrfach in Anspruch genommen wird, speichern wir bei Inanspruchnahme kryptografische Prüfsummen (SHA-256-Hashes) deiner Telefonnummer, IBAN, Steuernummer und USt-IdNr. in einem gesonderten Garantieregister. Es werden keine Klartextdaten gespeichert; es handelt sich um pseudonymisierte Prüfwerte, die ohne Vergleichswert keine Identifizierung erlauben und mit keinem Konto verknüpft sind. Bei einer neuen Garantieanfrage wird lediglich geprüft, ob eine übereinstimmende Prüfsumme bereits vorhanden ist.

Transparenzhinweis: Diese Prüfsummen bleiben bewusst auch dann gespeichert, wenn du dein Konto löschst. Andernfalls ließe sich die Einmaligkeit der Garantie durch Löschen und Neuregistrieren umgehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch der Garantie). Unsere Abwägung: Es werden ausschließlich pseudonymisierte Prüfwerte ohne Kontobezug gespeichert, die ohne Vergleichswert keine Identifizierung erlauben, und ausschließlich für diesen einen Prüfzweck verwendet. Du kannst dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen (Ziffer 22); wir prüfen dann, ob zwingende schutzwürdige Gründe für die weitere Speicherung vorliegen.

Empfänger: keine. Die Prüfsummen verbleiben in unserer bei STACKIT (Deutschland) gehosteten Datenbank.

Speicherdauer: Die pseudonymisierten Prüfwerte werden spätestens fünf Jahre nach ihrer Erfassung gelöscht; ein automatischer Löschlauf setzt diese Frist durch.

Zweck: Für die freiwillige Startbenachrichtigung (Ziffer 4a) nutzen wir Lettermint bereits. Sobald der produktbezogene transaktionale E-Mail-Versand über Lettermint aktiviert ist, versenden wir darüber z. B. Dokumente und Benachrichtigungen. Sobald der E-Mail-Belegeingang freigeschaltet ist, zeigt Kaepsi deinem Betrieb eine individuelle Adresse unter belege.kaepsi.com an; an diese kannst du Belege und Eingangsrechnungen senden. Die folgenden Angaben zu den beiden Produktwegen gelten jeweils ab deren Freischaltung.

Datenkategorien: Absender- und Empfängeradresse, Betreff, E-Mail-Inhalt, Anhänge (z. B. Rechnungs-PDFs mit Namen, Adressen, Beträgen).

Empfänger für Belegeingang und produktbezogenen Versand: Lettermint B.V., Zwolle, Niederlande. Die E-Mail-Daten werden nach dem AVV von Lettermint durch dessen Infrastruktur und Dienst-Unterauftragsverarbeiter in der EU verarbeitet.

Rechtsgrundlage für Rechnungseingang und transaktionale E-Mails: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die freiwillige Startbenachrichtigung siehe Ziffer 4a.

Speicherdauer: Von Kaepsi angenommene E-Mail-Rohdaten löschen wir spätestens 90 Tage nach Eingang; die daraus extrahierten Belegdaten unterliegen der Aufbewahrung von zehn Jahren (Art. 958f OR).

Verifizierte Absenderadressen: Eine per E-Mail eingereichte Rechnung wird deinem Konto nur dann automatisch zugeordnet, wenn sie von einer Adresse stammt, die du zuvor ausdrücklich bestätigt hast. Eine bloß ähnlich lautende Absenderadresse genügt dafür nicht. Wir speichern dazu die von dir freigegebenen Adressen, den Zeitpunkt der Bestätigung und das Ergebnis der technischen Absenderprüfung (SPF, DKIM, DMARC). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an der Abwehr gefälschter Absender (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

Nicht zuordenbare Nachrichten an die individuelle Belegadresse: Ist die Absenderadresse nicht verifiziert, schlägt die technische Absenderprüfung fehl oder passt die Empfängeradresse nicht zum Betrieb, lehnt Kaepsi den Import bevor wir Anhänge zur Belegverarbeitung laden ab. Dafür legen wir keine Prüfstrecke an und versenden keine automatische Antwort. Lettermint kann die dort eingegangene Nachricht nach den in dieser Ziffer genannten Fristen speichern; für allgemeine technische Zugriffsprotokolle gilt Ziffer 12. Rechtsgrundlage für Prüfung und Ablehnung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Fehlzuordnung und Missbrauch).

Für die freiwillige Startbenachrichtigung (Ziffer 4a) versenden wir über Lettermint die E-Mail mit Bestätigungslink, nach erfolgreicher Bestätigung eine Anmeldebestätigung und später höchstens eine Nachricht zur Verfügbarkeit der Apps. Ihre Rechtsgrundlage und Speicherdauer sind dort gesondert beschrieben.

Lettermint verarbeitet dabei insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Betreff, Nachrichteninhalt, Anhänge sowie Zustell- und Sicherheitsdaten. Die Zustellung an ein vom Nutzer gewähltes E-Mail-System außerhalb der EU oder des EWR kann eine Übermittlung an dieses System einschließen. Lettermint speichert Nachrichteninhalte, Anhänge, Empfängeradressen, Metadaten und Nachrichtenereignisse grundsätzlich 28 Tage ab Erstellung; Zustell- und Interaktionsereignisse sowie daraus gebildete Analysesummen höchstens 90 Tage nach dem Ereignis. Für in Kaepsi gespeicherte Belege gelten weiterhin die oben genannten Aufbewahrungsfristen.

Zweck: Prüfung und Vervollständigung von Adressen (Address Validation, Geocoding) sowie Berechnung von Entfernungen für Anfahrtskosten (Distance Matrix).

Datenkategorien: Adressen von dir und deinen Endkunden sowie daraus abgeleitete Geokoordinaten.

Empfänger: Google LLC bzw. Google Ireland Limited (Google Maps Platform); eine Verarbeitung in den USA ist möglich (Ziffer 18).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Funktion Teil der Leistung ist (z. B. Anfahrtskosten in Angeboten); im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an korrekten, zustellfähigen Adressen).

Speicherdauer: Die geprüfte Adresse und die Koordinaten werden am jeweiligen Datensatz gespeichert und mit diesem gelöscht.

Zweck: Für dienstbezogene App-Benachrichtigungen und das Wecken der App bei einer Browser-Anmeldung nutzen wir Firebase Cloud Messaging (FCM). Die App holt den eigentlichen Hinweis nach dem Weckruf über ihre eigene Anmeldung von unserem Server ab.

Datenkategorien: An Google übermitteln wir das gerätespezifische FCM-Registrierungstoken und einen inhaltslosen Weckruf: bei Hinweisen den Typ „meldung“ und eine Meldungs-ID, bei Browser-Anmeldungen nur den Typ „anmeldung“. Dabei können technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse und App-Kennung) anfallen. Namen, Beträge, Nachrichtentexte und Anmeldecodes werden nicht über FCM gesendet.

In einem App-Bau mit eingerichteter Firebase-Konfiguration kann sich das Firebase-SDK bereits beim App-Start automatisch initialisieren. Dabei können eine Firebase-Installationskennung, ein FCM-Registrierungstoken und technische Verbindungsdaten an Google übertragen werden, bevor du gewählt hast, ob Android Benachrichtigungen erlauben soll. Die Android-Erlaubnis steuert die Anzeige von Benachrichtigungen; sie verhindert diese automatische SDK-Initialisierung nicht.

Empfänger: Google Ireland Limited, Dublin, Irland (Firebase Cloud Messaging); eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA ist möglich (Ziffer 18).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Zustellung vertragsbezogener Hinweise und die Browser-Anmeldung; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an zuverlässiger, zeitnaher Kommunikation über die App).

Speicherdauer: Wir speichern das Geräte-Token bis zur Abmeldung des Geräts; beim Versand als ungültig erkannte Token entfernen wir. Die eigentlichen Meldungen sind nach sieben Tagen nicht mehr über die App abrufbar.

Zweck: Über den kaepsi-Knopf in der Android-App kannst du Kaepsi einen Auftrag diktieren oder ihn stattdessen eintippen (z. B. „Rechnung für Familie Weber über drei Stunden Fliesenarbeiten“). Kaepsi erkennt daraus, was du tun möchtest, öffnet die passende Maske und füllt sie mit deinen Angaben vor. Daraus entstehen nur Entwürfe und Vorschläge: Ausgestellt oder versendet wird nichts, bevor du es geprüft und ausdrücklich freigegeben hast (Ziffer 20).

Mikrofon: Die App nimmt nur auf, wenn du den kaepsi-Knopf antippst, und nur, wenn du ihr den Zugriff auf das Mikrofon erlaubt hast; Android fragt dich danach, wenn du das Diktat zum ersten Mal nutzt. Damit die Aufnahme nicht abbricht, wenn du kurz in eine andere App wechselst, läuft sie als sogenannter Vordergrunddienst: Solange das Mikrofon offen ist, zeigt Android eine Benachrichtigung („kaepsi hört zu“), über die du die Aufnahme jederzeit beenden kannst. Während eines Telefonats pausiert die Aufnahme. Den Zugriff auf das Mikrofon kannst du jederzeit in den Systemeinstellungen deines Geräts widerrufen (Apps, Kaepsi, Berechtigungen). Ohne Mikrofon tippst du deinen Auftrag einfach ein; die übrigen Funktionen der App bleiben nutzbar.

Ablauf: In aktuellen App-Versionen bleibt die Sprachaufnahme während des Diktats auf deinem Gerät und wird erst nach dem Beenden als vollständige Aufnahme verschlüsselt (TLS) an unseren Server übertragen. Zur Absicherung gegen Unterbrechungen legt die App verschlüsselte lokale Sicherungen an. Nach der Empfangsbestätigung werden die zugehörigen Audiodaten auf dem Gerät gelöscht, spätestens aber nach drei Tagen oder wenn du dich abmeldest. Diese Speicherung ist für das von dir gewünschte Diktat erforderlich. Ältere App-Versionen können noch kurze Abschnitte während der Aufnahme übertragen. Unser Server übergibt die Audioeingabe an Google Gemini, bei einem Fehler oder unbrauchbaren Ergebnis ersatzweise an OpenAI. Das Transkript — oder den eingetippten Text — werten wir primär mit Anthropic aus; bei Bedarf kommt OpenAI als Ausweichsystem zum Einsatz. Dazu übermitteln wir, welche Seite oder Maske du gerade geöffnet hast und welcher Kunde, welches Dokument oder welcher Vorgang dort geöffnet ist, die dafür nötigen Angaben aus deinem Konto (z. B. Name und Anschrift des Kunden, Positionen, Beträge) sowie die Werte, die in der offenen Maske schon stehen. Diese Maskenwerte gehen nur für die jeweilige Auswertung mit und werden nicht gespeichert.

Datenkategorien: deine Sprachaufnahme, das Transkript bzw. dein eingetippter Text und die darin genannten Angaben (z. B. Namen, Anschriften, Leistungen, Mengen, Beträge und Termine, auch zu deinen Endkunden, Ziffer 6), Angaben zur geöffneten Seite oder Maske sowie technische Angaben zur Aufnahme (Zeitpunkt, Dauer, Anzahl der Abschnitte).

Fotos und Dateien: Hängst du über den kaepsi-Knopf ein Foto oder eine Datei an (Bild, PDF oder E-Rechnung), legen wir sie im Objektspeicher (Ziffer 5) ab, bis sie eingeordnet und an die passende Funktion übergeben ist; ausgewertet wird sie durch die in Ziffer 4 genannten KI-Dienste. Danach löschen wir die abgelegte Datei; wartet sie auf deine Entscheidung, spätestens nach sieben Tagen. Was daraus entsteht (z. B. ein erfasster Beleg), folgt den Fristen in Ziffer 19.

Empfänger: Google Cloud EMEA Limited, Irland (Gemini API: primäre Audioverarbeitung); OpenAI Ireland Ltd., Irland (Ausweichsystem für Audio sowie Text- und Bildaufträge); Anthropic Ireland, Limited, Irland (Claude: primäre Erkennung der Absicht und Vorausfüllen der Masken). Die Verbindung zwischen App und unserem Server läuft über das Content-Delivery-Netz der BunnyWay d.o.o. (Slowenien, EU); Transkripte und Ergebnisse speichern wir bei der Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT) in Deutschland (beides Ziffer 12). Für die KI-Dienste gelten die Sicherungen in Ziffer 4 und für mögliche Drittlandübermittlungen die Garantien in Ziffer 18.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags: Du nutzt Diktat oder Texteingabe, um Kaepsi einen Auftrag zu geben). Für Daten deiner Kunden gilt die Verarbeitung nach deinen Weisungen im Rahmen des AVV (Ziffer 4).

Speicherdauer: Die Audioaufnahme wird bei Kaepsi nicht dauerhaft in Datenbank oder Objektspeicher abgelegt. Für die serverseitige Formatumwandlung können kurzlebige Dateien in einem nur für den Dienst zugänglichen Verzeichnis entstehen; sie werden nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht. Auf deinem Gerät bestehen verschlüsselte Audiosicherungen nur bis zur Empfangsbestätigung, höchstens drei Tage oder bis zur Abmeldung. Eine davon unabhängige Aufbewahrung bei Google, OpenAI oder Anthropic zur Sicherheits- und Missbrauchskontrolle oder aufgrund gesetzlicher Pflichten ist möglich (Ziffer 4). Das Transkript bzw. den eingetippten Text, die daraus abgeleiteten Aufträge und die Antworten von Kaepsi entfernen wir automatisch 90 Tage nach Beginn der Aufnahme (täglicher Löschlauf). Die vorausgefüllte Anweisung an die App, die Kundennamen und Beträge enthalten kann, entfernen wir schon 24 Stunden nach dem Ende der Aufnahme. Den Hinweis, welche Seite du gerade geöffnet hast, nutzen wir höchstens zwei Stunden lang für Rückbezüge wie „die Rechnung von vorhin“ und löschen ihn danach, spätestens im nächsten nächtlichen Löschlauf. Ohne Inhalt bleiben bis zur Löschung deines Kontos technische Angaben bestehen: Zeitpunkt und Dauer der Aufnahme für dein Diktierkontingent (Ziffer 13), interne Verweise auf die damals geöffnete Seite und den dort geöffneten Datensatz sowie der Nachweis, welche Funktion wann ausgeführt wurde und wer sie freigegeben hat. Das technische Protokoll eines Laufs ohne Beleg löschen wir nach 90 Tagen, das eines Laufs, aus dem ein Beleg entstanden ist, spätestens zehn Jahre nach seinem Beginn. Was du nach deiner Freigabe aus dem Diktat erstellst (z. B. Rechnung, Angebot, Kunde), folgt den Fristen der jeweiligen Verarbeitung (Ziffer 19).

Gesamte Kerninfrastruktur: Datenbank, Zwischenspeicher (Sitzungs- und Konversationsstatus), Objektspeicher und Anwendungsserver von Kaepsi laufen bei der Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (Dienst „STACKIT“), Am Campus 1, 74177 Bad Friedrichshall, in der Region eu01 mit Serverstandort Deutschland (EU). Mit STACKIT wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Auslieferung über das Content-Delivery-Netz: Alle öffentlichen Hostnamen von Kaepsi — diese Website, das Webportal app.kaepsi.com und die Schnittstelle api.kaepsi.com — werden über die BunnyWay d.o.o., Dunajska cesta 165, 1000 Ljubljana, Slowenien (EU) ausgeliefert. Bunny übernimmt DNS, TLS-Verschlüsselung, Web Application Firewall und die Zwischenspeicherung statischer Inhalte. Dabei verarbeitet Bunny bei jedem Aufruf deine IP-Adresse, den Zeitstempel, die angefragte Adresse und die Browserkennung (User-Agent). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, schnellen und ausfallsicheren Auslieferung). Mit Bunny besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; die Verarbeitung findet in der EU statt.

Offsite-Sicherung: Zur Absicherung gegen Datenverlust führen wir genau eine unabhängige Sicherungskopie in einem unveränderlichen Tresor (Object Lock, WORM) bei der Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, Frankreich (EU), Region fr-par. Die Sicherung ist verschlüsselt, wird ausschließlich zur Wiederherstellung verwendet und verlässt die EU nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebs- und Ausfallsicherheit); mit Scaleway besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Logdaten: Zur Sicherstellung von Stabilität und Sicherheit (u. a. Fehlerdiagnose, Abwehr von Missbrauch, Rate-Limiting) verarbeiten wir technische Protokolldaten (Zeitstempel, IP-Adresse, aufgerufener Endpunkt, Statuscodes/Fehlercodes). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb). Logdaten löschen wir spätestens nach 90 Tagen, soweit sie nicht zur Verfolgung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

Interne Störungsalarme: Für interne Betriebsalarme (z. B. Ausfall eines KI-Anbieters) und aggregierte Kennzahlen nutzt unser Team den Messenger Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai, VAE). Diese Alarme enthalten keine personenbezogenen Nutzerdaten: Namen und Inhalte werden vor dem Versand entfernt; übermittelt werden ausschließlich Kennzahlen und Fehlercodes.

Entwicklung und Deployment: Für Build- und Deployment-Prozesse nutzen wir GitHub, Inc. (USA). Dort werden Quellcode und technische Zugangsdaten verarbeitet, jedoch keine personenbezogenen Kundendaten.

Für die Begrenzung der Anmeldungen zur Startbenachrichtigung (Ziffer 4a) halten wir einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert der IP-Adresse höchstens 15 Minuten im Zwischenspeicher vor; im Listeneintrag speichern wir die IP-Adresse nicht. Die allgemeinen technischen Zugriffsprotokolle sind davon getrennt.

Zweck: Abrechnung, Kostenkontrolle und Missbrauchserkennung. Wir protokollieren die Nutzung der KI-Funktionen deines Kontos (z. B. Anzahl und Umfang der KI-Anfragen, verwendetes Modell sowie daraus abgeleitete Verbrauchs- und Kostenwerte) und speichern, sofern du am Empfehlungsprogramm teilnimmst, deinen Empfehlungscode samt Zuordnung der darüber geworbenen Konten. Daneben führen wir kontobezogene Audit- und Fehlerprotokolle zur Fehlerdiagnose und Missbrauchserkennung.

Datenkategorien: Konto- bzw. Workspace-Kennung, Zeitstempel, Funktions- und Modellkennung, Mengen-, Verbrauchs- und Kostenwerte, Empfehlungscode, Ereignis- und Fehlerdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abrechnung und Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kostenkontrolle, Missbrauchserkennung und Fehlerdiagnose).

Empfänger: Die hier beschriebenen internen Metriken und Protokolle verbleiben auf unserer bei STACKIT gehosteten Infrastruktur (Ziffer 12). Die gesonderten Abrechnungsmeldungen an Google für externe Angebote sind in Ziffer 8a beschrieben.

Speicherdauer: für die Dauer der Vertragsbeziehung; abrechnungsrelevante Aufzeichnungen darüber hinaus für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Ziffer 19).

Zweck: Leistungsnachweise und Serviceverträge können elektronisch unterzeichnet werden (Unterschrift bzw. Bestätigung über einen persönlichen Link); dasselbe Verfahren kann für die Online-Annahme von Angeboten genutzt werden, sofern diese Funktion aktiviert ist. Zur Beweissicherung protokollieren wir den Signaturvorgang.

Datenkategorien: Name des Unterzeichners, E-Mail-Adresse, Unterschriftsbild, IP-Adresse, Browser-/Gerätekennung (User-Agent), Zeitstempel, Prüfsumme des unterzeichneten Dokuments (PDF-Hash) und der angezeigte Einwilligungstext. Zugriffslinks werden nur als Prüfsumme (Hash) gespeichert und sind zeitlich begrenzt gültig.

Ebenso protokollieren wir deine Zustimmung zu AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag (Version, Wortlautfassung, Zeitpunkt, Kanal, bei Webabschluss IP-Adresse und User-Agent) als Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Unterzeichnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beweissicherung und Nachweis der Einwilligung).

Speicherdauer: Signatur- und Einwilligungsnachweise bewahren wir für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (regelmäßig drei Jahre, § 195 BGB; deutsche Rechtswahl nach den AGB) auf; unterzeichnete Dokumente mit Buchhaltungsbezug unterliegen der Aufbewahrung von zehn Jahren (Art. 958f OR).

Zweck: Durchführung von Bewerbungsverfahren (Stellenanzeigen, Eingang und Verwaltung von Bewerbungen).

Datenkategorien: Name, E-Mail-Adresse, angestrebte Position, Motivationstext, Lebenslauf und interne Vermerke zum Verfahren.

Rechtsgrundlage: Durchführung des Bewerbungsverfahrens; für Schweizer Bewerbende gilt Art. 328b OR (Bearbeitung nur, soweit die Daten die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen).

Empfänger: Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT, Hosting); keine Weitergabe an Dritte.

Speicherdauer: Bewerbungsunterlagen löschen wir sechs Monate nach Abschluss des jeweiligen Verfahrens. Eine längere Aufbewahrung (Talentpool) erfolgt nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit widerrufen kannst.

Zweck: Bearbeitung deiner Supportanfragen (per E-Mail, über das Portal oder in der App unter Betrieb › Hilfe) einschließlich der dafür nötigen Einsicht in die betroffenen Vorgänge deines Kontos.

Datenkategorien: Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage, betroffene Vorgangsdaten (z. B. die fragliche Rechnung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Auswertung zur Verbesserung des Dienstes Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger: Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT, Hosting, Ziffer 12); ggf. die KI-Verarbeitung nach Ziffer 4; bei Anfragen per E-Mail Google Workspace für die Domain kaepsi.com (Ziffer 17).

Speicherdauer: Supportvorgänge löschen bzw. anonymisieren wir spätestens zwölf Monate nach Abschluss.

Technisches App-Protokoll: Die App hält technische Ereignisse zu Start, Netzaufrufen, Ladezuständen, Abstürzen und Hängern ohne Nachrichten, Beleginhalte oder Zugangsdaten in einem verschlüsselten Protokoll auf deinem Gerät fest. Es ist auf 2 MB und sieben Tage begrenzt und wird beim Abmelden gelöscht. Nur wenn du es ausdrücklich sendest, übermittelt die App die letzten 24 Stunden mit App-Version, Android-Version und Gerätemodell zur Fehleranalyse an uns. Vor dem Senden siehst du Umfang und Zeitraum des Protokolls und kannst es abwählen. Das übermittelte technische Protokoll wird nach 30 Tagen und bei der Löschung deines Kontos gelöscht; bis dahin ist es in deinem Datenexport enthalten. Für deinen selbst geschriebenen Supporttext gilt die oben genannte Supportfrist.

Wir setzen die folgenden Auftragsverarbeiter ein; mit den eingesetzten Anbietern werden Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen:

Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (Dienst „STACKIT“), Bad Friedrichshall, Deutschland. Hosting der gesamten Infrastruktur in der Region eu01: Datenbank, Zwischenspeicher, Objektspeicher, Anwendungsserver (Ziffern 5 und 12).

BunnyWay d.o.o., Ljubljana, Slowenien. Content-Delivery-Netz, DNS, TLS und Web Application Firewall vor allen öffentlichen Hostnamen (Ziffer 12).

Scaleway SAS, Paris, Frankreich. Unveränderliche Offsite-Sicherung der Kerndaten (Object Lock, Region fr-par; Ziffer 12).

seven communications GmbH & Co. KG, Kiel, Deutschland. Zustellung von Einmalcodes für den Login und angeforderten Betriebseinladungen per SMS (Ziffer 3). Übermittelt werden die Mobilnummer und entweder der Einmal-Anmeldecode oder der Betriebsname (ersatzweise der Name des einladenden Inhabers) zusammen mit dem einmalig verwendbaren Einladungs- bzw. Registrierungslink.

Mistral AI SAS, Paris, Frankreich. Primäre Extraktion von Belegen und eingehenden Rechnungen, optische Texterkennung (OCR), Bildauswertung, die Erkennung von Firmendaten bei der Einrichtung des Kontos und semantische Suchrepräsentationen (Embeddings; Ziffer 4).

Anthropic Ireland, Limited, Irland. Primäre KI-Auftrags- und Fotoerkennung für Diktat und Texteingabe in der App (Ziffer 11b) und den Chat im Webportal sowie ergänzende Belegextraktion (Ziffer 4). Verarbeitung durch Konzerngesellschaften und Unterauftragsverarbeiter auch ausserhalb des EWR möglich.

OpenAI Ireland Ltd., Irland. Ausweichsystem für die Verarbeitung von Audioeingaben sowie für KI-Auftrags- und Fotoerkennung (Ziffern 4 und 11b). Verarbeitung durch Konzerngesellschaften und Unterauftragsverarbeiter auch ausserhalb des EWR möglich.

Google Cloud EMEA Limited, Irland. Primäre Verarbeitung von Audioeingaben über die kostenpflichtige Gemini API (Ziffern 4 und 11b); Verarbeitung durch Konzerngesellschaften und Unterauftragsverarbeiter auch ausserhalb des EWR möglich.

Google LLC, Mountain View, USA / Google Ireland Limited. Adress- und Entfernungsdienste (Ziffer 11). Über Google Workspace empfangen wir E-Mail-Anfragen an Postfächer der Domain kaepsi.com (Ziffer 16).

Google Ireland Limited, Dublin, Irland (Firebase Cloud Messaging; Verarbeitung durch Google LLC in den USA möglich). Zustellung inhaltsloser Weckrufe an registrierte App-Geräte mittels Geräte-Token (Ziffer 11a).

Mollie B.V., Amsterdam, Niederlande. Zahlungsabwicklung (Ziffer 8).

Lettermint B.V., Zwolle, Niederlande. Versand der E-Mails zur freiwilligen Startbenachrichtigung (Ziffern 4a und 10); nach jeweiliger Freischaltung auch produktbezogener transaktionaler Versand sowie Empfang von Belegen und Eingangsrechnungen (Ziffer 10); Verarbeitung der E-Mail-Daten in der EU.

Kein Auftragsverarbeiter: GitHub, Inc. (USA) wird ausschließlich für Quellcode sowie Build- und Deployment-Prozesse (CI) genutzt und verarbeitet dabei keine personenbezogenen Kundendaten (Ziffer 12).

Auch Telegram (Ziffer 12) ist kein Auftragsverarbeiter, da über diesen Kanal keine personenbezogenen Daten übermittelt werden. Die jeweils aktuelle Liste unserer Auftragsverarbeiter kannst du unter datenschutz@vayoblue.com anfragen.

Deine Kerndaten werden in der EU verarbeitet: STACKIT (Deutschland), Bunny (Slowenien), Scaleway (Frankreich, ausschliesslich die Sicherungskopie), seven communications (Deutschland) und Mollie (Niederlande). Aus Schweizer Sicht ist bereits die Bekanntgabe in die EU eine Auslandsbekanntgabe (Art. 16 DSG); Deutschland, Frankreich, Irland, Slowenien und die Niederlande gewährleisten nach der Staatenliste des Bundesrates (Anhang 1 DSV) einen angemessenen Datenschutz.

Die KI-Vertragspartner haben ihren Sitz im EWR; die tatsächliche Verarbeitung kann dennoch durch Konzerngesellschaften und Unterauftragsverarbeiter in Drittländern, insbesondere den USA, erfolgen. Soweit kein einschlägiger Angemessenheitsentscheid vorliegt, gelten Standardvertragsklauseln mit den vom EDÖB anerkannten Anpassungen für die Schweiz einschliesslich ergänzender technischer und vertraglicher Massnahmen. Soweit eine Übermittlung an einen nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifizierten Empfänger von dessen Zertifizierung erfasst ist, kann die entsprechende Anerkennung durch den Bundesrat die Grundlage bilden.

Auch bei Firebase Cloud Messaging können das Geräte-Token, der inhaltslose Weckruf und technische Verbindungsdaten in den USA verarbeitet werden. Google LLC ist für das Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Ziffer 11a).

An Telegram (VAE) werden keine personenbezogenen Daten übermittelt (Ziffer 12). Eine Kopie der jeweils einschlägigen Garantien stellen wir dir auf Anfrage an datenschutz@vayoblue.com zur Verfügung.

Für die freiwillige Startbenachrichtigung nutzen wir Lettermint B.V.; nach jeweiliger Freischaltung auch für den produktbezogenen transaktionalen E-Mail-Versand und den E-Mail-Belegeingang. Die E-Mail-Daten werden dort in der EU verarbeitet (Ziffern 4a und 10). Liegt das empfangende E-Mail-System einer von dir angegebenen Adresse ausserhalb der EU oder des EWR, kann die Zustellung eine Übermittlung an dieses System einschliessen.

Bei externen Angeboten aus Google Play (Ziffer 8a) kann Google technische Daten und Abrechnungsmeldungen ausserhalb des EWR, insbesondere in den USA, verarbeiten. Die Google Controller-Controller Data Protection Terms sehen eine jeweils anwendbare Übermittlungsgarantie, etwa einen anerkannten Datenschutzrahmen, oder andernfalls Standardvertragsklauseln zwischen unabhängigen Verantwortlichen vor. Daraus folgt weder eine Zusage ausschliesslich europäischer Verarbeitung noch ein Auftragsverarbeitungsvertrag für deine Endkundendokumente.

Login-Einmalcodes: 5 Minuten (ungültig nach spätestens 5 Fehlversuchen).

Sprachnachrichten im Webportal (Audiodatei): keine dauerhafte Ablage in Datenbank oder Objektspeicher nach der Verarbeitung; kurzlebige private Dateien zur Formatumwandlung werden nach der Verarbeitung gelöscht. Anbieterfristen siehe Ziffer 4.

Sprachdiktat und Texteingabe in der App (Ziffer 11b): keine dauerhafte Ablage der Audioaufnahme in Datenbank oder Objektspeicher; kurzlebige private Dateien zur Formatumwandlung werden nach der Verarbeitung gelöscht. Auf dem Gerät verschlüsselte Sicherungen bis zur Empfangsbestätigung, höchstens drei Tage oder bis zur Abmeldung; Transkripte, eingetippte Aufträge und Antworten von Kaepsi: automatische Entfernung nach 90 Tagen; vorausgefüllte Anweisung an die App: 24 Stunden; Hinweis auf die geöffnete Seite: zwei Stunden. Anbieterfristen siehe Ziffer 4.

Nachrichteninhalte, Transkripte, Freitextnotizen der Zeiterfassung: automatische Anonymisierung nach 90 Tagen.

Technische Logdaten: spätestens 90 Tage.

Von Kaepsi angenommene E-Mail-Rohdaten (Belegeingang): spätestens 90 Tage; Aufbewahrung bei Lettermint siehe Ziffer 10.

Demokonten: automatische Löschung nach Ablauf der Demofrist.

Deine in Kaepsi verwalteten Buchhaltungsbelege (Ziffer 5): zehn Jahre (Art. 958f OR).

Eigene Rechnungskopien von vayoblue und die erforderlichen Abrechnungsnachweise für deinen Kaepsi-Vertrag (Ziffer 8): zehn Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres. Nach der gesetzlichen Achtjahresfrist beruhen die beiden zusätzlichen Jahre auf unserem berechtigten Interesse an Nachweisen für mögliche Rückfragen von Behörden, Vertragspartnern oder dir (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Kontolöschung trennt diese Belege vom Anmeldekonto; notwendige Angaben in den Rechnungen bleiben erhalten. Eine darüber hinausgehende Aufbewahrung benötigt einen konkreten Grund, etwa ein noch laufendes Steuer- oder Streitverfahren. Die Frist gilt nicht automatisch für Google-Token und -Meldungen (Ziffer 8a).

Signatur- und Einwilligungsnachweise: Vertragsdauer zuzüglich gesetzlicher Verjährungsfristen (regelmässig drei Jahre, § 195 BGB; deutsche Rechtswahl nach den AGB).

Garantieregister (pseudonymisierte Prüfwerte): spätestens fünf Jahre nach Erfassung, durchgesetzt durch einen automatischen Löschlauf; bleibt von einer Kontolöschung unberührt (Ziffer 9).

Nutzungs- und Abrechnungsmetriken: für die Dauer der Vertragsbeziehung; abrechnungsrelevante Aufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Ziffer 13).

Bewerbungsunterlagen: sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens.

Konto- und Stammdaten: bis Vertragsende; Export in den ersten 30 Tagen nach Vertragsende, anschliessend vollständige Löschung, soweit keine der vorstehenden Pflichten entgegensteht.

Abgewiesene nicht zuordenbare E-Mails: keine gesonderte Kaepsi-Prüfstrecke; Aufbewahrung bei Lettermint siehe Ziffer 10.

Startbenachrichtigung (Ziffer 4a): unbestätigte Einträge im täglichen Löschlauf nach Ablauf des 48 Stunden gültigen Bestätigungslinks zuzüglich sieben Tagen; nach einmaligem Versand oder Widerruf Eintrag als Einwilligungs- beziehungsweise Widerrufsnachweis bis zum Ende des dritten darauffolgenden Kalenderjahres.

Externe Google-Play-Angebote: Übergabecode 10 Minuten gültig; Zuordnungscookie höchstens 24 Stunden ab Linkerstellung gültig. Die Löschung der Kennungen und die davon getrennte Aufbewahrung von Abrechnungsmeldungen erläutert Ziffer 8a.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich ähnlich erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. Die KI-Funktionen von Kaepsi erstellen ausschließlich Entwürfe und Vorschläge (z. B. einen Rechnungsentwurf aus deiner Nachricht oder deinem Diktat); jedes Dokument wird erst nach deiner ausdrücklichen Bestätigung erstellt bzw. versendet. Ein Profiling findet nicht statt.

Diese Website verwendet keine Analyse- oder Werbe-Cookies und keine Social-Media-Plugins. Bei Anmeldungen über Faktano speichern wir feste Kampagnenangaben aus dem Link, wie in Ziffer 4a beschrieben. Dafür setzen wir keine zusätzlichen Cookies, keine Browserablage und kein Fingerprinting ein. Schriften werden lokal von unserem Server ausgeliefert; externe Schrift-CDNs werden nicht eingebunden. Zur Anzeige der passenden Länderversion wird deine IP-Adresse einer Länderkennung zugeordnet. Diese Zuordnung nimmt unser Content-Delivery-Netz Bunny (Ziffer 12) am Auslieferungsknoten vor; an uns wird nur die Länderkennung übergeben. Eine Speicherung zu diesem Zweck findet nicht statt.

Im Webportal setzen wir ausschliesslich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherung für den Login, die Sitzung und die ausdrücklich angeforderte Zahlungszuordnung aus Google Play (Ziffer 8a) ein (Art. 45c lit. b FMG); eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Sollten künftig nicht notwendige Cookies oder Analysewerkzeuge zum Einsatz kommen, fragen wir vorab deine Einwilligung über einen Einwilligungsbanner (Art. 45c lit. b FMG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die freiwillige Startbenachrichtigung ist in Ziffer 4a beschrieben; für das Anmeldeformular setzen wir keine zusätzlichen Cookies ein.

Beim ausdrücklichen Öffnen eines externen Angebots aus der Android-App wird das in Ziffer 8a beschriebene Zuordnungscookie auch im Registrierungsweg verwendet. Es dient weder einer Nutzungsanalyse noch Werbung, meldet dich nicht an und läuft spätestens 24 Stunden nach Linkerstellung ab. Seine Gültigkeitsdauer bestimmt nicht die Aufbewahrung finanzieller Nachweise.

Dir stehen die Rechte aus Art. 15 bis 21 DSGVO zu: Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, etwa im Garantieregister (Ziffer 9) oder bei Logdaten (Ziffer 12), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@vayoblue.com. Dein Konto samt aller zugehörigen Daten kannst du außerdem jederzeit direkt löschen lassen; ausgenommen bleiben nur gesetzlich aufbewahrungspflichtige Belege und die Prüfsummen des Garantieregisters (Ziffern 9 und 19).

Für Nutzer in der Schweiz gelten zusätzlich die Rechte nach dem DSG, insbesondere das Auskunftsrecht (Art. 25 DSG), das Recht auf Datenherausgabe und -übertragung (Art. 28 DSG) sowie die Ansprüche nach Art. 32 DSG (Berichtigung, Unterlassung, Löschung).

Für Nutzer in der Schweiz ist die zuständige Aufsichtsbehörde der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch. Du kannst dich mit einer Anzeige an den EDÖB wenden (Art. 49 DSG).

Soweit die DSGVO auf die Verarbeitung anwendbar ist, hast du zusätzlich das Beschwerderecht nach Art. 77 DSGVO; die für uns federführend zuständige Behörde ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken (www.datenschutz.saarland.de).

Die Bereitstellung deiner Telefonnummer sowie der für Registrierung, Rechnungsstellung und Zahlung erforderlichen Angaben ist für den Vertragsschluss erforderlich. Ohne sie können wir Kaepsi nicht bereitstellen. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

Die Angabe einer E-Mail-Adresse für die Startbenachrichtigung ist freiwillig. Ohne sie können wir dir keine einmalige Nachricht zur Verfügbarkeit der Apps senden.

Wir sichern deine Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere: Verarbeitung der Kerndaten ausschließlich auf Servern in Deutschland bzw. der EU, Transportverschlüsselung (TLS) für sämtliche Verbindungen, Verschlüsselung des Objektspeichers (Datei-, Foto- und PDF-Ablage) im Ruhezustand (at rest), rollenbasierte Zugriffskontrollen, Speicherung von Zugriffslinks und Garantiemerkmalen ausschließlich als kryptografische Prüfsummen, automatische Anonymisierung von Nachrichteninhalten nach 90 Tagen sowie Absicherung der Schnittstellen durch Signaturprüfung und Rate-Limiting.

Abgrenzung: Transaktionale Nachrichten — Rechnungen, Zahlungsbestätigungen, Sicherheitshinweise, Konto- und Produktinformationen — senden wir auf Grundlage des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie sind nicht abbestellbar; wer sie abbestellen könnte, bekäme keine Rechnung mehr.

Werbliche Nachrichten — Hinweise auf neue Funktionen, Angebote und Aktionen — senden wir per E-Mail oder SMS nur mit deiner vorherigen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 UWG). Wir speichern dazu den Wortlaut, dem du zugestimmt hast, Zeitpunkt, Herkunft (z. B. Einstellungen oder Onboarding), IP-Adresse und User-Agent — ohne diesen Nachweis ist eine Einwilligung im Streitfall nicht belegbar.

Widerruf: Du kannst jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jeder werblichen Nachricht oder in deinen Einstellungen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft und lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt. Wir vermerken den Widerruf samt Zeitpunkt und Weg und setzen die betroffene Adresse auf eine Unterdrückungsliste, damit sie auch dann nicht mehr angeschrieben wird, wenn an anderer Stelle noch eine Einwilligung gespeichert ist.

Unterdrückungsliste: Auf ihr stehen Adressen aus Widerruf, dauerhaft unzustellbaren Zustellversuchen (Hard Bounce) und Beschwerden beim E-Mail-Anbieter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO — ohne diese Liste könnten wir den Widerruf technisch nicht zuverlässig durchsetzen.

Speicherdauer: Einwilligungs- und Widerrufsnachweise bewahren wir für die Dauer der Nachweispflicht auf (regelmäßig drei Jahre ab Ende des Jahres des Widerrufs). Einträge der Unterdrückungsliste bleiben bestehen, solange die Sperre wirken soll.

Für die einmalige Startbenachrichtigung gilt die spezielle Regelung in Ziffer 4a: Wir speichern im Listeneintrag weder IP-Adresse noch Browserkennung. Eine Abmeldung wird dort im Status vermerkt; nach Widerruf veranlassen wir keinen weiteren Versand dieser Startnachricht. Die Speicherung des Eintrags als Nachweis und seine Löschung richten sich nach der dort genannten Frist.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils unter kaepsi.com/datenschutz veröffentlichte Fassung; die Version findest du im Kopf dieser Erklärung. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich aktiv (z. B. in der Kaepsi-App oder per E-Mail).