Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung des Software-as-a-Service-Dienstes „Kaepsi“ zwischen der vayoblue GmbH, Steigerstraße 57, 66292 Riegelsberg, vertreten durch den Geschäftsführer Stefan Thömmes (nachfolgend „Anbieter“), und dem Nutzer. Der Dienst ist unter kaepsi.com sowie über WhatsApp erreichbar.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere Handwerksbetriebe, Gewerbetreibende und Freiberufler, die den Dienst in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit nutzen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Mit der Registrierung bestätigt der Nutzer, als Unternehmer zu handeln.

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Nutzers werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter in Kenntnis solcher Bedingungen leistet, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vom Nutzer akzeptierte Fassung dieser AGB. Änderungen richten sich nach § 12.

Kaepsi ist eine cloudbasierte Software, die primär über WhatsApp und ergänzend über ein Webportal bedient wird. Der Leistungsumfang umfasst je nach gewähltem Tarif insbesondere: die Erstellung, den Versand und die Verwaltung von Rechnungen (einschließlich elektronischer Rechnungsformate, soweit im jeweiligen Tarif ausgewiesen) und Angeboten, die Zeiterfassung einschließlich Leistungsnachweisen, die Verwaltung von Kunden und Projekten, die Erfassung eingehender Belege sowie die Erstellung und Verwaltung von Serviceverträgen auf Basis vom Anbieter bereitgestellter Vorlagen (einschließlich Wartungserinnerungen).

Der Dienst setzt zur Leistungserbringung Systeme der künstlichen Intelligenz ein: Die Verarbeitung von Konversationen und Fotos erfolgt durch Sprachmodelle von Anthropic (Claude); die Datenextraktion aus Belegen und eingehenden Rechnungen erfolgt primär durch Mistral AI (EU) und nur nachrangig durch Anthropic; Sprachnachrichten werden durch OpenAI (Whisper) transkribiert. Bei einem Ausfall der Primärdienste kann übergangsweise ein Notfall-Fallback über Google genutzt werden; die dortige Datenverarbeitung richtet sich nach den Bedingungen dieses Anbieters, Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung. KI-generierte Inhalte sind maschinell erzeugte Vorschläge; Rechnungen, Angebote und sonstige Dokumente werden erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch den Nutzer verbindlich erstellt bzw. versandt.

Die Nutzung über WhatsApp erfolgt über die WhatsApp Business Platform der Meta Platforms Ireland Ltd. Sie setzt voraus, dass der Nutzer über ein eigenes WhatsApp-Konto verfügt und die für ihn geltenden Bedingungen von WhatsApp/Meta einhält.

Der Anbieter erbringt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bereitgestellte Dokument- und Vertragsvorlagen (insbesondere für Serviceverträge) sind unverbindliche Muster; ihre Auswahl, Anpassung und Verwendung liegt in der alleinigen Verantwortung des Nutzers.

Der Anbieter darf den Dienst weiterentwickeln sowie Funktionen ändern oder ergänzen, soweit die wesentlichen vertraglichen Funktionen erhalten bleiben und die Änderung für den Nutzer zumutbar ist. Als „Beta“ oder „Vorschau“ gekennzeichnete Funktionen werden ohne Gewähr für Verfügbarkeit und Funktionsumfang bereitgestellt.

Die Nutzung setzt eine Registrierung voraus. Die Registrierung erfolgt über WhatsApp oder das Webportal; die WhatsApp-Rufnummer des Nutzers dient als eindeutiges Identifikationsmerkmal des Kontos. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter die Registrierung bestätigt bzw. das Konto freischaltet, bei kostenpflichtigen Tarifen spätestens mit erfolgreichem Abschluss des Bezahlvorgangs (§ 4).

Die Anmeldung erfolgt über Einmalcodes (OTP), die an die hinterlegte WhatsApp-Rufnummer gesendet werden. Der Nutzer stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf diese Rufnummer und die verwendeten Endgeräte haben, und informiert den Anbieter unverzüglich, wenn ein Verlust oder Missbrauch zu befürchten ist.

Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Registrierung und während der Vertragslaufzeit wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese aktuell zu halten. Dies gilt insbesondere für Firmen-, Adress-, Steuer- und Bankdaten, da diese in die vom Nutzer erstellten Dokumente übernommen werden.

Ein Anspruch auf Abschluss des Vertrags besteht nicht. Das Nutzerkonto ist nicht übertragbar; die Einräumung von Zugängen für Mitarbeiter ist nur im Rahmen der hierfür vorgesehenen Teamfunktionen des jeweiligen Tarifs zulässig.

Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung in der Preisübersicht ausgewiesenen Preise. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer (in Deutschland derzeit 19 %).

Das Nutzungsentgelt (Abonnement) wird je nach gewähltem Abrechnungszeitraum monatlich oder jährlich im Voraus berechnet. Daneben können nutzungsabhängige Entgelte (z. B. Pay-per-Use-Dokumente, Guthabenaufladungen, Druck- und Versandkosten) sowie ein einmaliges Entgelt für den optionalen Einrichtungsservice anfallen; diese werden vor Beauftragung gesondert ausgewiesen.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Amsterdam (Niederlande). Die verfügbaren Zahlungsarten werden im Bestellvorgang angezeigt; soweit erforderlich, erteilt der Nutzer dort ein entsprechendes Mandat (z. B. SEPA-Lastschrift). Zahlungsdaten werden durch Mollie verarbeitet; der Anbieter erhält keinen Zugriff auf vollständige Zahlungsinstrumentdaten (z. B. Kartennummern).

Ein unentgeltlicher Testzeitraum wird nicht gewährt; die Zahlungspflicht beginnt mit Vertragsschluss. Neuen Nutzern steht stattdessen die Willkommensgarantie nach § 5 zu.

Entgelte sind mit Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums fällig. Bei Verzug schuldet der Nutzer Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) sowie die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB; die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten.

Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zum Dienst nach Mahnung mit angemessener Nachfrist vorübergehend zu sperren. Die Sperre lässt die Zahlungspflicht unberührt; der Zugang wird nach vollständigem Ausgleich der offenen Forderungen wiederhergestellt. Gespeicherte Daten bleiben während der Sperre erhalten.

Der Nutzer kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Zurückbehaltungsrechte stehen ihm nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu.

Der Anbieter kann die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums anpassen. Erhöht sich der Preis des vom Nutzer gewählten Tarifs, kann der Nutzer den Vertrag außerordentlich zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung kündigen; hierauf wird in der Ankündigung gesondert hingewiesen.

Der Anbieter gewährt neuen Nutzern anstelle eines unentgeltlichen Testzeitraums eine Willkommensgarantie: Ist der Nutzer mit dem Dienst nicht zufrieden, erstattet der Anbieter auf Verlangen die für den ersten Vertragsmonat gezahlten Grundentgelte des gewählten Tarifs (Geld-zurück-Garantie).

Die Garantie ist innerhalb von 30 Tagen ab Vertragsschluss in Textform geltend zu machen (z. B. per Nachricht im Dienst oder per E-Mail an den Support); eine Begründung ist nicht erforderlich. Mit Zugang der Erklärung endet der Vertrag; bereits erstellte Dokumente und Daten kann der Nutzer nach § 10 exportieren.

Erstattet werden die Grundentgelte (Abonnement) des ersten Vertragsmonats sowie nicht verbrauchtes Guthaben. Nicht erstattet werden verbrauchte nutzungsabhängige Entgelte (z. B. Pay-per-Use-Dokumente, Druck- und Versandkosten) sowie das Entgelt für einen bereits erbrachten Einrichtungsservice. Die Erstattung erfolgt innerhalb von 14 Tagen über den Zahlungsdienstleister auf das ursprünglich verwendete Zahlungsmittel.

Die Garantie kann je Unternehmen und je WhatsApp-Rufnummer nur einmal in Anspruch genommen werden. Zur Sicherung dieser Einmaligkeit speichert der Anbieter ausschließlich kryptografisch gehashte Prüfwerte (gebildet aus Rufnummer, IBAN und Steuer- bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) in einem gesonderten Garantieregister. Diese pseudonymisierten Prüfwerte erlauben ohne Vergleichswert keine Identifizierung; sie bleiben auch nach einer Löschung des Nutzerkontos gespeichert und werden spätestens fünf Jahre nach ihrer Erfassung gelöscht. Ein automatischer Löschlauf setzt diese Frist durch. Einzelheiten regelt die Datenschutzerklärung.

Die Willkommensgarantie ist eine freiwillige Leistung des Anbieters und räumt dem Nutzer ein befristetes Lösungsrecht ein. Sie ist keine Garantie im Sinne des § 443 BGB und keine ausdrücklich übernommene Garantie im Sinne von § 9 Abs. 2; die dortige Haftungsbegrenzung bleibt unberührt. Gesetzliche Rechte des Nutzers bleiben ebenfalls unberührt und werden durch die Willkommensgarantie nicht eingeschränkt.

Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Abrechnungszeitraum beträgt je nach gewähltem Tarif einen Monat oder ein Jahr.

Der Vertrag kann von beiden Parteien mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Textform; sie kann auch über die hierfür vorgesehene Funktion im Dienst erklärt werden.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Nutzer mit der Zahlung der Entgelte für zwei aufeinanderfolgende Abrechnungszeiträume trotz Mahnung in Verzug ist oder schwerwiegend bzw. wiederholt gegen § 7 verstößt.

Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Nutzer für 30 Tage die Möglichkeit zum Export seiner Daten nach § 10 bereit. Anschließend werden die Daten des Nutzers gelöscht bzw. anonymisiert, soweit und solange keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Der Nutzer nutzt den Dienst ausschließlich im Rahmen der geltenden Gesetze und dieser AGB. Er stellt sicher, dass die von ihm eingebrachten Inhalte (z. B. Texte, Fotos, Logos, Unterschriften, Dokumente) keine Rechte Dritter verletzen und dass er über die für die Verarbeitung erforderlichen Rechte an diesen Inhalten verfügt.

Für die Nutzung über WhatsApp gelten ergänzend die zwischen dem Nutzer und WhatsApp/Meta bestehenden Bedingungen. Der Nutzer verwendet den Dienst nicht für unzulässige Direktwerbung oder Spam. Für Einschränkungen oder Sperrungen des WhatsApp-Kontos des Nutzers durch Meta, die auf einem Verhalten des Nutzers beruhen, ist der Anbieter nicht verantwortlich.

Der Nutzer ist allein verantwortlich für die inhaltliche, steuerliche und rechtliche Richtigkeit der über den Dienst erstellten Dokumente. Er prüft insbesondere Rechnungen und Angebote, einschließlich KI-gestützt vorbefüllter Angaben wie Beträge, Steuersätze, Leistungsbeschreibungen und Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG, vor Freigabe und Versand auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Der Dienst unterstützt bei der Erstellung, ersetzt jedoch keine steuerliche Beratung und keine ordnungsgemäße Buchführung.

Verarbeitet der Nutzer über den Dienst personenbezogene Daten Dritter (insbesondere seiner Endkunden und Mitarbeiter), ist er hierfür datenschutzrechtlich Verantwortlicher; der Anbieter wird insoweit als Auftragsverarbeiter tätig. Hierfür schließen die Parteien den vom Anbieter bereitgestellten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der mit der Registrierung Vertragsbestandteil wird. Der Nutzer stellt sicher, dass für die von ihm veranlassten Verarbeitungen eine Rechtsgrundlage besteht, insbesondere bei der Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten seiner Mitarbeiter.

Der Nutzer stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter frei, die auf einer vom Nutzer zu vertretenden rechtswidrigen Nutzung des Dienstes oder einer Verletzung dieser AGB beruhen, einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Weitergehende Ansprüche des Anbieters bleiben unberührt.

Der Anbieter schuldet eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99 % im Jahresmittel, gemessen am Übergabepunkt des Rechenzentrums. Nicht als Ausfallzeiten gelten angekündigte Wartungsfenster, Störungen infolge höherer Gewalt, Störungen von Diensten Dritter außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (insbesondere der WhatsApp-Plattform von Meta, des Zahlungsdienstleisters und der eingesetzten KI-Dienste) sowie Umstände, die der Nutzer zu vertreten hat.

Wartungsarbeiten führt der Anbieter nach Möglichkeit in nutzungsarmen Zeiten durch und kündigt sie, soweit möglich, mit angemessenem Vorlauf an. Der Anbieter darf den Dienst vorübergehend einschränken, soweit dies aus Sicherheitsgründen oder aufgrund technischer Notwendigkeit erforderlich ist.

Der Dienst ist auf die WhatsApp Business Platform von Meta angewiesen. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für deren dauerhafte Verfügbarkeit oder unveränderte Konditionen. Wird der Zugang über WhatsApp dauerhaft unmöglich, bemüht sich der Anbieter um zumutbare alternative Zugangswege (insbesondere über das Webportal); beide Parteien können den Vertrag in diesem Fall außerordentlich mit einer Frist von 14 Tagen kündigen.

Für Mängel des Dienstes gelten die gesetzlichen Vorschriften des Mietrechts mit folgender Maßgabe: Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt, der Höhe nach je Vertragsjahr auf die Summe der vom Nutzer in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlten Entgelte.

Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter bei einfacher Fahrlässigkeit nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung eingetreten wäre; die vom Anbieter selbst geschuldeten Sicherungsmaßnahmen bleiben hiervon unberührt.

Der Anbieter haftet nicht für die inhaltliche, steuerliche oder rechtliche Richtigkeit der vom Nutzer erstellten und freigegebenen Dokumente oder der vom Nutzer verwendeten Vorlagen. KI-gestützt erzeugte Vorschläge sind vom Nutzer nach § 7 zu prüfen; für Schäden aus ungeprüft übernommenen Vorschlägen haftet der Anbieter nur nach Maßgabe der vorstehenden Absätze.

Alle Rechte an den vom Nutzer eingebrachten Inhalten und Daten verbleiben beim Nutzer. Der Nutzer räumt dem Anbieter das einfache, auf die Vertragslaufzeit beschränkte Recht ein, diese Inhalte ausschließlich zur Erbringung der vertraglichen Leistungen zu verarbeiten, einschließlich der Verarbeitung durch die in der Datenschutzerklärung bzw. im AVV benannten Unterauftragsverarbeiter (insbesondere Hosting bei STACKIT in Deutschland, Auslieferung über Bunny in der EU, Offsite-Sicherung bei Scaleway in Frankreich, KI-Dienste, Zahlungs- und Kommunikationsdienstleister). Der Anbieter verwendet Inhalte des Nutzers nicht zum Training eigener KI-Modelle und gibt sie nicht zu Trainingszwecken an Dritte frei. Für die eingesetzten KI-Dienste von Mistral, Anthropic und OpenAI ist eine Nutzung der Eingaben zum Training nach den Auftragsverarbeitungsbedingungen der Anbieter ausgeschlossen; der Notfall-Fallback über Google wird nur bei Ausfall der Primärdienste genutzt, die dortige Datenverarbeitung richtet sich nach den Bedingungen dieses Anbieters.

Die Rechte an der Software, den Vorlagen und sonstigen Bestandteilen des Dienstes stehen dem Anbieter zu. Der Nutzer erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, den Dienst bestimmungsgemäß zu nutzen.

Der Nutzer kann seine Dokumente (insbesondere Rechnungen und Angebote als PDF) und Daten während der Vertragslaufzeit jederzeit sowie innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende in einem gängigen Format exportieren. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht bzw. anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Unabhängig davon werden Nachrichteninhalte bereits während der Vertragslaufzeit 90 Tage nach Eingang automatisiert anonymisiert.

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Einzelheiten, insbesondere zu den eingesetzten Dienstleistern (u. a. Hosting durch STACKIT in Deutschland, Auslieferung und Absicherung über Bunny in der EU, unveränderliche Offsite-Sicherung bei Scaleway in Frankreich, KI-Dienste von Mistral AI in der EU sowie Anthropic und OpenAI in den USA auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln, Zahlungsabwicklung durch Mollie, Nachrichtenkanal WhatsApp/Meta), zu Speicherfristen und zu den Rechten der betroffenen Personen, ergeben sich aus der Datenschutzerklärung unter kaepsi.com/datenschutz.

Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Nutzers verarbeitet, gilt ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 7 Abs. 4.

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit hierfür ein triftiger Grund besteht (insbesondere Änderungen der Rechtslage oder der Rechtsprechung, Weiterentwicklung des Dienstes oder Änderungen bei eingesetzten Dienstleistern), die Änderung dem Nutzer zumutbar ist und weder Hauptleistungspflichten noch das Verhältnis von Leistung und Entgelt zum Nachteil des Nutzers verändert. Preisänderungen richten sich ausschließlich nach § 4 Abs. 8.

Änderungen werden dem Nutzer mindestens sechs Wochen vor dem Wirksamwerden in Textform (z. B. per Nachricht im Dienst oder per E-Mail) mitgeteilt, unter Hervorhebung der geänderten Regelungen. Widerspricht der Nutzer nicht bis zum Wirksamwerden in Textform, gelten die geänderten AGB als angenommen; auf das Widerspruchsrecht und die Bedeutung des Schweigens wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Widerspricht der Nutzer, wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt; das ordentliche Kündigungsrecht beider Parteien bleibt unberührt.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Saarbrücken, sofern der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat.

Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform; dies gilt auch für die Änderung dieses Textformerfordernisses.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.